Ein Kunde ruft an und du machst dir Notizen auf einem Zettel. Anschließend schreibst du ihm eine Zusammenfassung per E-Mail, trägst den Termin in deinen Kalender ein, richtest eine Erinnerung ein und kopierst die Kontaktdaten in deine Kundenliste. Kleine Unternehmen können einen großen Teil dieser lästigen Routinearbeit mit HubSpot Starter automatisieren und so Zeit bei manuellen Follow-ups, Gesprächsnotizen und Kunden-Updates sparen.
Bei einem 20-minütigen Gespräch können solche administrativen Aufgaben leicht noch einmal 15 Minuten verschlingen. In einem kleinen Unternehmen passiert das zehnmal die Woche – und meistens bleibt diese Arbeit an der Person hängen, die sich eigentlich auf das Wachstum des Unternehmens konzentrieren sollte.
Mit HubSpot Starter können Gründerinnen und Gründer Kundeninformationen, Gespräche und Follow-ups in einem einzigen System miteinander verknüpfen – ganz ohne Programmierkenntnisse oder zusätzliches Personal. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Aufgaben sich zu automatisieren lohnen und wie du am besten anfängst.
Welche Routineaufgaben sollte ein kleines Unternehmen automatisieren?
Eine Automatisierung lohnt sich für Aufgaben, die häufig vorkommen, immer denselben Regeln folgen und dieselben Daten nutzen. In kleinen Unternehmen betrifft das vor allem das Versenden von Bestätigungen, das Anfertigen von Notizen nach Anrufen, die Pflege von Kundendaten, das Setzen von Follow-up-Erinnerungen, die Nutzung von Standardvorlagen und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Tools.
Aufgaben, die eine persönliche Note erfordern, sind hingegen besser bei dir aufgehoben. Ein schwieriges Kundengespräch, eine individuelle Preisverhandlung oder die Entscheidung über ein neues Angebot profitieren nur indirekt von Automatisierung – indem sie dir mehr Zeit verschaffen, dich darauf zu konzentrieren. Aus diesem Grund hat HubSpot HubSpot Starter auf den Markt gebracht, das speziell für Start-ups und kleine Unternehmen entwickelt wurde.
Schritt 1: Erst zählen, dann automatisieren
Bevor ihr irgendetwas einrichtet, führt eine Woche lang eine Strichliste. Jedes Mal, wenn ihr eine Aufgabe erledigt, die sich wie Fleißarbeit anfühlt, macht ihr einen Strich und schätzt die Minuten. Nach fünf Arbeitstagen habt ihr eine ehrliche Liste.
Sortiert die Liste dann nach drei Fragen: Wie oft kommt die Aufgabe vor? Läuft sie jedes Mal gleich ab? Stecken die nötigen Daten schon in einem System? Wo alle drei Antworten Ja lauten, habt ihr euren ersten Kandidaten. Bei unseren Kunden landen hier fast immer die Bearbeitung neuer Anfragen und das Nachfassen nach Angeboten ganz oben.
Sechs Routineaufgaben, die ihr mit HubSpot loswerdet
1. Neue Anfragen bestätigen und zuordnen
Wer euch über die Website schreibt, bekommt sofort eine Bestätigung mit den nächsten Schritten. Die Anfrage wird automatisch als Kontakt angelegt und der richtigen Person zugewiesen. Eingehende Tickets dem passenden Team zuzuordnen, geht laut Preisseite schon in der kostenlosen Version. Die Bestätigungsmail und weitere Schritte baut ihr ab Starter mit der einfachen Workflow-Automatisierung.
2. Notizen nach Gesprächen
Der Notetaker von HubSpot, der jetzt auch in der Starter-Version verfügbar ist, hilft dir dabei, Kundengespräche zu erfassen, wichtige Details zusammenzufassen und die nächsten Schritte zu identifizieren. Gründerinnen und Gründer müssen so weniger Zeit für die Dokumentation von Meetings aufwenden und haben mehr Zeit, sich um ihre Kunden zu kümmern.
3. Kundendaten pflegen
HubSpot Starter enthält jetzt das Smart CRM, das Gründerinnen und Gründern hilft, Kundeninformationen, Deals und Interaktionen an einem zentralen Ort miteinander zu verknüpfen. Anstatt Informationen aus verschiedenen Tools mühsam zusammenzusuchen, kannst du auf einen gemeinsamen Kundenkontext zugreifen. Für zusätzliche Recherchen reichert der Data Agent Kontakt- und Unternehmensdaten mit Informationen aus dem CRM und dem Web an. Der Data Agent nutzt dafür HubSpot-Credits – in der Starter-Version sind monatlich 500 Credits enthalten.
4. Erinnerungen und Follow-ups
Liegt ein Angebot eine Woche ohne Rückmeldung, legt HubSpot automatisch eine Aufgabe zum Nachfassen an. Ab Starter erstellt ihr solche Regeln direkt aus euren Datensätzen, also etwa aus einem Deal oder einem Kontakt heraus. Ihr müsst euch nicht mehr merken, wer wann dran ist.
5. Standardtexte schreiben
Antworten auf häufige Fragen, Zusammenfassungen nach Terminen, die Mail zum Angebot: Für solche Texte gibt es den Breeze-Assistenten, und zwar schon in der kostenlosen Version. Ihr gebt Stichpunkte vor, er liefert einen Entwurf, den ihr anpasst. Wer viele ähnliche Mails schreibt, legt sich zusätzlich Vorlagen an.
6. Daten zwischen Tools übertragen
Kundendaten, die im Shop, im Kalender und im CRM getrennt liegen, kopiert in kleinen Unternehmen oft jemand von Hand hin und her. HubSpot synchronisiert laut Preisseite schon in der kostenlosen Version Daten mit Dutzenden von Apps in beide Richtungen. Weitere Tools findet ihr im App Marketplace.
So baut ihr euren ersten Workflow
Ein Workflow, mit dem wir bei kleinen Teams gern starten, kümmert sich um neue Anfragen. So sieht er aus:
Testet den Workflow mit einer eigenen Anfrage, bevor ihr ihn freischaltet. Schaut nach einer Woche, ob alle Anfragen richtig angekommen sind, und passt die Texte an. Erst wenn dieser eine Ablauf zuverlässig läuft, nehmt ihr den nächsten Kandidaten von eurer Strichliste.
Wo HubSpot aufhört und Make oder n8n weitermachen
HubSpot automatisiert alles, was mit Kunden, Anfragen, Deals und Kommunikation zu tun hat. Viele Routineaufgaben kleiner Unternehmen liegen aber außerhalb des CRMs: Rechnungen in die Buchhaltung übertragen, Belege an den Steuerberater weitergeben, Lagerbestände abgleichen oder Daten aus einem Branchentool übernehmen.
Für solche Abläufe nutzen wir Automatisierungsplattformen wie Make oder n8n, die HubSpot mit Hunderten anderer Systeme verbinden. Ein typisches Beispiel: Wird ein Deal in HubSpot gewonnen, legt Make automatisch die Rechnung im Buchhaltungstool an und informiert das Team in Slack. Welche der beiden Plattformen besser zu euch passt, haben wir im Vergleich n8n vs. Make aufgeschrieben.
Wer mit KI arbeitet, kann HubSpot außerdem an ChatGPT oder Claude anbinden. Dann stellt ihr Fragen an eure CRM-Daten direkt im Chat, etwa welche Kunden seit drei Monaten nichts mehr von euch gehört haben.
Was HubSpot Starter dafür mitbringt
Stand Oktober 2026 kostet HubSpot Starter laut der deutschen Preise-Seite im befristeten Angebot mit 65 Prozent Rabatt 7 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Darin enthalten sind 500 HubSpot-Credits pro Monat sowie Support per E-Mail und In-App-Chat.
Die Grenze zwischen Starter und der Professional-Version, die 90 Euro pro Nutzer und Monat kostet, verläuft beim Umfang der Automatisierung. Laut Preise-Seite umfasst Starter einfache Automatisierungen, während Professional erweiterte Automatisierungen sowie den Customer Agent bietet, der Kundenfragen über verschiedene Kanäle hinweg beantwortet. HubSpot Starter deckt Prozesse wie den in der obigen Tabelle beschriebenen Workflow ab. Die genauen technischen Limits führt HubSpot in seinem Produkt- und Dienstleistungskatalog auf.
Fazit: So werdet ihr die Büroarbeit los
Kleine Unternehmen müssen nicht gleich alles auf einmal automatisieren. Wenn du eine Woche lang Strichliste führst, siehst du genau, welche Aufgaben dir wirklich die Zeit rauben. Oft nimmt dir schon ein einziger, gut aufgesetzter Workflow für neue Anfragen spürbar Arbeit ab. HubSpot Starter deckt dabei alles ab, was mit Kunden und Kommunikation zu tun hat. Für Prozesse außerhalb des CRMs kannst du Tools wie Make oder n8n ergänzen.
So startest du am besten: Finde eine Woche lang heraus, welche wiederkehrenden Aufgaben die meiste Zeit fressen. Beginne mit dem kostenlosen CRM von HubSpot, um deine Kontakte und Kundeninformationen zu strukturieren. Wenn du bereit bist, Follow-ups zu automatisieren, Gesprächsnotizen zu erfassen oder KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben einzusetzen, bietet dir HubSpot Starter genau diese Funktionen im selben verknüpften System. Entdecke HubSpot Starter
Wenn du Prozesse über HubSpot hinaus automatisieren möchtest – etwa die Anbindung an deine Buchhaltungssoftware –, unterstützen wir dich gerne im Rahmen unserer KI-Beratung.
Get a free strategy call and discover how AI can help you automate workflows, create better content, and scale your marketing.
Book a call
FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Automatisieren von Routineaufgaben
Welche Aufgaben kann man in einem kleinen Unternehmen automatisieren?
Vor allem Aufgaben, die oft vorkommen und immer gleich ablaufen. Typisch sind Eingangsbestätigungen für Anfragen, Notizen nach Kundengesprächen, die Pflege von Kundendaten, Erinnerungen zum Nachfassen, Standardtexte und das Übertragen von Daten zwischen Tools.
Kann man mit HubSpot Starter Workflows erstellen?
Ja. Starter enthält laut Preisseite einfache Automatisierung und Automatisierungen direkt aus euren Datensätzen. Damit baut ihr etwa Bestätigungsmails, Zuweisungen und automatische Erinnerungen. Für umfangreichere Abläufe enthält Professional erweiterte Automatisierung.
Brauche ich Programmierkenntnisse, um Aufgaben in HubSpot zu automatisieren?
Nein. Workflows stellt ihr in HubSpot über eine grafische Oberfläche zusammen, mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen. Für Verbindungen zu Systemen außerhalb von HubSpot helfen Tools wie Make oder n8n, die ebenfalls ohne Code auskommen.
Was kostet HubSpot Starter?
Stand Oktober 2026 kostet Starter 7 Euro pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, als zeitlich begrenztes Angebot mit 65 Prozent Rabatt. Enthalten sind bis zu 10 Benutzerlizenzen und 500 HubSpot-Guthaben pro Monat. Den aktuellen Preis findet ihr auf der Preisseite von HubSpot.
Wann reicht HubSpot nicht mehr aus?
Sobald Abläufe Systeme außerhalb des CRMs betreffen, etwa Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Branchensoftware. Dafür verbindet ihr HubSpot über Make oder n8n mit diesen Tools. Innerhalb von HubSpot ist Professional der nächste Schritt, wenn ihr erweiterte Automatisierung braucht.
Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
.webp)
.webp)
.webp)
.webp)
