Ein Posteingang, der sich selbst sortiert
Eingehende Mails werden automatisch zugeordnet, priorisiert und mit Antwortentwurf versehen, bevor jemand das Postfach öffnet.
Warum das Sammelpostfach jeden Morgen Zeit frisst
Das Problem: info@, support@, buchhaltung@: Jeden Morgen sichtet jemand den Stapel, ordnet zu, leitet weiter, beantwortet das Dringendste. Das sind schnell ein bis zwei Stunden am Tag, und trotzdem rutscht Wichtiges durch, weil es zwischen Newslettern und Rückfragen untergeht. Ist die eine Person im Urlaub, stapelt es sich, und niemand kennt die offenen Vorgänge.
Die Lösung: Unser System liest eingehende Mails und erkennt, worum es geht und von wem sie kommen. Es ordnet jede Mail dem richtigen Kunden, Projekt oder Vorgang zu, priorisiert nach Dringlichkeit, legt Aufgaben an und schreibt für Standardanfragen gleich den Antwortentwurf mit, in eurem Ton. Zugestellt wird an die Person, die zuständig ist, mit dem Kontext, den sie braucht.
Was danach passiert: Morgens wartet keine Wundertüte mehr, sondern eine sortierte Liste mit Prioritäten und fertigen Entwürfen. Fristen und zeitkritische Anliegen werden erkannt und eskaliert, bevor etwas anbrennt. Und hängt eine Rechnung oder Bestellung im Anhang, läuft sie direkt weiter in die Strecke Dokumente rein, Daten raus, ohne Umweg über einen Menschen.
Einsatzszenarien
Vom Team-Postfach bis zur persönlichen Inbox. Das sind die häufigsten Szenarien aus unseren Projekten.
- Sammelpostfächer zugeordnet: Mails an info@ oder support@ landen sortiert beim richtigen Team, mit Priorität und Kurzzusammenfassung.
- Antwortentwürfe: Für wiederkehrende Anfragen liegt die Antwort als Entwurf bereit. Freigeben statt formulieren.
- Vorgangszuordnung: Jede Mail hängt am richtigen Kunden oder Projekt, samt Verlaufszusammenfassung für den, der übernimmt.
- Fristen und Eskalation: Zeitkritisches wird erkannt und hochpriorisiert, bevor eine Frist platzt oder ein Kunde zweimal fragen muss.
