Dokumente rein, Daten raus

Warum PDFs immer noch abgetippt werden

Das Problem: Die Bestellung kommt als PDF im Postfach an, die Rechnung als Scan, die Daten fürs Projekt als Excel in der dritten Formatvariante. Und dann tippt jemand alles ab: ins ERP, in den Shop, ins Buchhaltungstool. Das ist langsam, niemand macht es gern, und Zahlendreher fallen erst auf, wenn die Ware falsch rausgeht oder die Zahlung nicht passt. Mit jedem neuen Kunden wird der Stapel höher.

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Die Lösung: Unser System liest die Dokumente, wie sie reinkommen: E-Mail-Text, PDF, Scan, Tabelle. Es extrahiert die relevanten Daten, prüft sie gegen eure Systeme, also Artikelnummern, Preise, offene Bestellungen, Dubletten, und übergibt sie ans Ziel: Die Bestellung ist angelegt, die Rechnung geprüft, der Beleg kategorisiert. Bei Unstimmigkeiten meldet es sich, statt still etwas Falsches zu buchen.

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Was danach passiert: Euer Team prüft nur noch die Ausnahmen, statt alles einzutippen. Der Prozess skaliert, weil die Verarbeitung nicht mehr an einer Person hängt, und er wird mit jedem Sonderformat robuster. Kommt das Dokument per Mail an, greift die Strecke übrigens schon einen Schritt früher: mit einem Posteingang, der sich selbst sortiert.

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Einsatzszenarien

Vom Bestelleingang bis zur Belegablage. Das sind die häufigsten Szenarien aus unseren Projekten.

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• Bestellungen automatisch anlegen: B2B-Bestellungen aus E-Mails, ob PDF, Tabelle oder Freitext, werden zu fertigen Aufträgen im Shop- oder ERP-System, inklusive Bestandsprüfung.
• Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen werden gegen Bestellungen und Konditionen geprüft. Dubletten und Abweichungen fallen auf, bevor bezahlt wird.
• Belege für die Buchhaltung: Belege werden erkannt, kategorisiert und vorbereitet ans Buchhaltungstool übergeben, statt im Schuhkarton-Ordner zu warten.
• Formulare und Anträge: Was über Formulare reinkommt, landet strukturiert im richtigen System, mit Aufgabe für die zuständige Person.