Mit der stetigen Verbesserung und der damit verbundenen fortwährenden Ausbreitung von künstlicher Intelligenz im privaten wie geschäftlichen Umfeld gehen leider nicht nur Vorteile einher. Sogenannte Shadow-KI stellt Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen. Indem Mitarbeiter entsprechend unkontrolliert nicht genehmigte KI-Anwendungen nutzen, entsteht ein erhebliches Sicherheitsrisiko. Schlimmstenfalls fließen sensible Informationen in externe Tools, was zu Datenlecks, massiven Compliance-Problemen und/oder Datenschutzverletzungen (DSGVO) führen kann. Erfahre in diesem Beitrag, warum Schatten-KI höchst kritisch ist und welche Ansätze helfen, sie frühzeitig zu erkennen bzw. einzugrenzen.
Was ist Shadow-KI überhaupt genau?
Shadow-KI (auch Shadow-AI oder Schatten-KI genannt) beschreibt den Einsatz von künstlicher Intelligenz innerhalb eines Unternehmens, ohne dass entsprechende Tools offiziell durch die IT-Abteilung, den Datenschutz oder andere verantwortliche Stellen geprüft und freigegeben wurden. Anders gesagt: Mitarbeiter nutzen KI (in welcher Form auch immer) auf eigene Initiative, außerhalb definierter Prozesse und ohne klare Regeln. Dieses Phänomen ist eng mit der bekannten Schatten-IT verwandt, geht jedoch einen Schritt weiter. KI verarbeitet nämlich nicht nur Daten, sondern erzeugt zudem Inhalte, macht Vorschläge und beeinflusst Entscheidungen.
Als zentraler Treiber dieser Entwicklung gilt die starke Verbreitung generativer KI. Derartige Anwendungen lassen sich ohne irgendwelches Fachwissen bedienen und liefern in Sekunden Texte, Auswertungen, Zusammenfassungen und mehr. Laut einer aktuellen Studie des Nürnberg Institut für Marktentscheidungen e.V. (NIM) nimmt bereits heute ca. 30 Prozent der Gesamtbevölkerung in Deutschland regelmäßig die Dienste von ChatGPT in Anspruch. Der Schritt von privater Nutzung hin zum Einsatz im Job ist durch diese Voraussetzungen sehr klein.
Shadow-KI zeigt sich in Unternehmen dann vor allem in zwei typischen Situationen:
1. Zum einen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter neue KI-Funktionen in bereits zugelassenen Softwarelösungen aktivieren, ohne zu erkennen, dass diese Erweiterungen eine erneute Sicherheits- oder Datenschutzprüfung benötigen.
2. Zum anderen beschaffen sich einzelne Kollegen oder manchmal sogar ganze Teams eigenständig cloudbasierte KI-Dienste, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten – ohne eine Abstimmung mit IT, Datenschutz oder Compliance.
Die IT-Abteilung und Datenverantwortlichen erfahren häufig erst dann davon, wenn bereits Probleme aufgetreten sind.
Ein besonders verbreitetes Szenario für Shadow-KI betrifft die Nutzung generativer Text- und Analysewerkzeuge – vor allem ChatGPT – über private Benutzerkonten im Berufsalltag. Inhalte aus internen Dokumenten, E-Mails oder Datenbanken werden kurzerhand kopiert und zur Weiterverarbeitung eingefügt. An die möglichen Folgen denken dabei nur die wenigsten. Viele gehen davon aus, dass man ihre Eingaben nicht weiterverwendet. In der Praxis können diese Daten jedoch gespeichert, ausgewertet und/oder für das Training von Modellen herangezogen werden.
Risiken von Shadow-KI: Warum ist Schatten-AI so gefährlich?
Shadow-KI bringt Unternehmen in eine Lage, die leicht unterschätzt wird. Der unkontrollierte Einsatz künstlicher Intelligenz kann ernsthafte Folgen haben, sowohl technisch als auch rechtlich und wirtschaftlich. Nur wer die Risiken kennt, kann gezielt gegensteuern. Ohne dieses Bewusstsein entstehen Gefahren oft schleichend – und werden erst dann sichtbar, wenn der Schaden bereits eingetreten ist.
Datenschutzverstöße und Sicherheitslücken
Ein besonders sensibler Bereich ist (natürlich) der Umgang mit kritischen Daten. Sobald Mitarbeiter KI-Anwendungen ohne klare Regeln nutzen, verlieren Unternehmen die Kontrolle darüber, welche Informationen verarbeitet werden. Häufig landen vertrauliche Inhalte in externen Systemen, ohne dass klar ist, wo diese gespeichert oder wie lange sie vorgehalten werden. Das kann zu schwerwiegenden Datenschutzverstößen führen.
Generative KI-Systeme verarbeiten Eingaben der Nutzer, analysieren sie und verwenden sie zur Verbesserung ihrer Modelle. Dadurch besteht das Risiko, dass sensible Informationen indirekt wieder auftauchen oder für andere Zwecke zum Einsatz kommen. Ein Vorfall bei Samsung, der im Frühjahr 2023 durch die Presse ging, zeigt, wie real diese Gefahr ist. Mitarbeiter hatten internen Quellcode und andere Daten in ChatGPT einkopiert. Weil diese geschützten Informationen Teil zukünftiger Modellversionen werden könnten, schränkte der Konzern den Zugang zum KI-Tool massiv ein.
Hinzu kommt, dass viele KI-Dienste ihre Server außerhalb der EU betreiben. Dadurch verlassen Daten den europäischen Rechtsraum. Unternehmen verlieren so die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die DSGVO eingehalten wird.
Beim Thema KI und Datenschutz ist immer eine erhöhte Aufmerksamkeit nötig, da bereits einzelne unbedachte Aktionen ausreichen, um sensible Informationen preiszugeben oder unsachgemäß zu handhaben und demzufolge letztlich enorme Strafen drohen. Verstöße gegen die DSGVO werden mit Zahlungen von bis zu 20 Millionen Euro oder Abgaben in Höhe von 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet.
Compliance-Missachtung
Neben dem Datenschutz spielt auch die Einhaltung anderer gesetzlicher Vorgaben eine zentrale Rolle. In vielen Branchen gelten strenge Regelwerke, etwa im Finanz-, Gesundheits- oder Rechtsumfeld. Shadow-KI kann diese Vorgaben ungewollt unterlaufen. Fehlende Dokumentation, nicht genehmigte Datenverarbeitung oder unklare Verantwortlichkeiten führen schnell zu Verstößen.
Weitere typische Szenarien betreffen Aufbewahrungsfristen, Zugriffsbeschränkungen oder die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. KI-Anwendungen, die ohne Freigabe eingesetzt werden, erfüllen spezifische Anforderungen in der Regel nicht. Das Risiko von Sanktionen ist sehr hoch.
Unkontrollierte KI-Entscheidungen
Künstliche Intelligenz liefert keine garantierten Wahrheiten. Entsprechende Modelle arbeiten mit Wahrscheinlichkeiten und auf Basis vorhandener Trainingsdaten. Ohne fachliche Prüfung können Ergebnisse fehlerhaft, verzerrt oder schlicht falsch sein. Fehlt die Kontrolle durch IT- oder Compliance-Teams, fließen solche nicht belastbaren Ergebnisse direkt in wichtige Entscheidungen ein.
Ein bekanntes Beispiel stammt aus den USA, wo zwei Anwälte 2023 ein KI-System für juristische Recherchen nutzten und sich auf die ausgegebenen Quellen verließen. Diese stellten sich später als frei erfunden heraus. Das Gericht verhängte daraufhin eine hohe Geldstrafe. Der Fall zeigt deutlich, wie riskant es ist, KI-Ausgaben ungeprüft zu übernehmen.
Ineffiziente Prozesse
Ironischerweise führt Shadow-KI häufig genau zum Gegenteil dessen, was Anwender damit beabsichtigen: Mitarbeiter erhoffen sich Zeitersparnis und bessere Ergebnisse. Ohne Abstimmung entstehen jedoch parallele Arbeitsweisen und damit höchst ineffiziente Vorgänge. Unterschiedliche Abteilungen nutzen verschiedene KI-Tools mit abweichenden Datenständen. Die Resultate widersprechen sich, Abstimmungen werden komplizierter und Entscheidungen verzögern sich.
Ein typisches Beispiel zeigt sich im Marketing, wo KI-gestützte Auswertungen aus externen Tools schnell andere Zahlen liefern können als das offizielle Reporting des Unternehmens. Das ist schon deshalb fast unausweichlich, weil sie nicht in den Tech-Stack integriert sind und somit eine weniger umfassende Informationsbasis verwenden. Vertrauen geht verloren, Prozesse werden unübersichtlich und Effizienz sinkt.
Nachhaltige Reputationsschäden
Langfristig kann Shadow-KI auch den Ruf eines Unternehmens beschädigen. Das geschieht vor allem dann, wenn nicht autorisierte KI-Systeme durch Mitarbeiter ohne klare Qualitätsstandards oder ethische Leitlinien verwendet werden. Verzerrte Daten, fehlerhafte Inhalte oder unpassende Ergebnisse wirken sich direkt auf die Außenwahrnehmung aus.
Öffentlich bekannt gewordene Fälle zeigen auch hier, wie sensibel (potenzielle) Kunden reagieren können. Die kritische Berichterstattung über KI-generierte Inhalte bei Sports Illustrated im Herbst 2023 zieht immer noch abwertende Memes, Spott und letztlich einen nicht unerheblichen Vertrauensverlust gegenüber der journalistischen Qualität des Magazins nach sich. Besonders im B2B-Umfeld, bei generell erklärungsbedürftigen Produkten oder in sehr sensiblen Bereichen wie Gesundheit oder Finanzen, wirken solche Vorfälle lange nach. Einmal verlorenes Vertrauen, Kompetenz und Branchenstatus lassen sich nur schwer zurückgewinnen.
Wie kann ich Schatten-AI ausschließen?
Um Shadow-KI wirksam zu begrenzen, braucht es kein starres Regelwerk, sondern ein durchdachtes Zusammenspiel aus Strategie, Klarheit und Kommunikation. Entscheidend ist, dass künstliche Intelligenz nicht pauschal verboten wird. Vielmehr sollten Unternehmen einen Rahmen schaffen, der Sicherheit bietet und gleichzeitig eine sinnvolle Nutzung ermöglicht. Eine tragfähige KI-Strategie verbindet Governance, Datenschutz und Informationssicherheit zu einem individuell abgestimmten Gesamtkonzept.
Wie dieser Ansatz konkret aussieht, hängt stark von den Voraussetzungen deines Betriebs ab. Größe, Branche, Datenstruktur und bestehende Prozesse spielen eine zentrale Rolle. Eine allgemeingültige Lösung gibt es daher nicht. In der Praxis zeigt sich, dass eine fundierte externe KI-Beratung oft sinnvoll ist, um Risiken realistisch zu bewerten und passende Maßnahmen abzuleiten. Dennoch existieren einige Grundprinzipien, die sich nahezu überall bewährt haben.
Ein wichtiger Punkt dabei: Die bewusste Auseinandersetzung mit Shadow-KI kann sogar Chancen eröffnen. Sie macht vor allem sichtbar, wo Mitarbeiter heute Bedarf an (erweiterter) KI-Unterstützung sehen. Dieses Wissen lässt sich gezielt nutzen, um künstliche Intelligenz strukturiert im Unternehmen zu verankern.
Kultur der Zusammenarbeit schaffen
Ein offener Austausch zwischen IT, Sicherheitsverantwortlichen und Fachabteilungen bildet die Basis für einen verantwortungsvollen Umgang mit KI. Wenn Teams verstehen, welche Möglichkeiten und Grenzen existieren, sinkt die Hemmschwelle, frühzeitig das Gespräch zu suchen. So lassen sich sinnvolle Anwendungsfälle identifizieren, ohne Datenschutz oder Sicherheit zu gefährden.
Besonders wertvoll ist es, Mitarbeiter aktiv einzubeziehen. Wer fragt, welche Unterstützung im Arbeitsalltag wirklich gebraucht wird, gewinnt wichtige Einblicke. Auf diese Weise lassen sich Risiken reduzieren und zugleich echte Produktivitätsgewinne erzielen.
Zudem sollte jeder wissen, welche Gefahren ein ungeregelter KI-Einsatz mit sich bringt und welche geprüften Alternativen zur Verfügung stehen. Dafür bieten sich insbesondere folgende Maßnahmen an:
• Schulungen zur sicheren Nutzung von KI-Anwendungen
• Digitale Lernformate mit praxisnahen Beispielen
• Verständliche Leitlinien für den Einsatz generativer KI je nach Aufgabenbereich
KI-Richtlinien definieren
Verbindliche Regeln schaffen Orientierung. Unternehmen sollten eindeutig festlegen, welche KI-Tools erlaubt sind und welche nicht genutzt werden dürfen. Ebenso wichtig ist es, festzulegen, wie neue Anwendungen geprüft und freigegeben werden. Zu solchen Richtlinien gehören typischerweise:
• Eine Übersicht genehmigter und nicht zugelassener KI-Anwendungen
• Regelmäßige Schulungen zur sicheren Nutzung
• Feste Prüfprozesse für neue Technologien
Ein gut durchdachtes Governance-Framework hält mit der schnellen Entwicklung von KI Schritt und sorgt zugleich für Sicherheit. Es lässt keinen Zweifel darüber, wie mit sensiblen Daten umzugehen ist und welche Verantwortung die Mitarbeiter tragen.
Monitoring-Tools und Audits
Zur Unterstützung der Einhaltung des KI-Regelwerks stehen verschiedene technische Maßnahmen offen. Sicherheits- und Compliance-Werkzeuge helfen dabei, nicht genehmigte KI-Nutzung sichtbar zu machen. Dazu zählen Analysen des Netzwerkverkehrs, geschützte Testumgebungen für neue Tools und kontrollierte Zugriffsmechanismen.
Regelmäßige Überprüfungen zeigen, welche Anwendungen tatsächlich im Einsatz sind. Solche Audits helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Gleichzeitig eröffnen sie die Chance, neue sinnvolle Einsatzbereiche für KI zu entdecken, die bislang im verborgenen blieben.
Immer wieder auf Gefahren hinweisen
Künstliche Intelligenz wird zunehmend Teil alltäglicher Software bzw. Apps, wobei viele Funktionen im Hintergrund arbeiten, ohne klar als KI erkennbar zu sein. Genau deshalb besteht (stetig) erhöhte Gefahr, dass Mitarbeiter unbewusst Shadow-AI nutzen.
Eine regelmäßige Kommunikation ist hier entscheidend. Interne Updates, kurze Informationsformate oder wiederkehrende Schulungen halten das Bewusstsein und die Kenntnis aktueller Entwicklungen wach. Ziel ist es, langfristig eine verantwortungsvolle Nutzung zu fördern. Wenn entsprechende Risiken fortwährend transparent gemacht werden, wächst nicht zuletzt das allgemeine Verständnis für Datenschutz, Compliance und die Unternehmensreputation, was natürlich auch ganz ohne KI-Bezug sehr vorteilhaft sein kann.
Fazit
Shadow-KI kann für Unternehmen schnell zu einem ernsthaften Risiko werden. Schwerwiegende Datenschutzverstöße, rechtliche Konsequenzen, fehlerhafte Entscheidungen und Imageschäden sind reale Gefahren. Gleichzeitig bietet ein strukturierter Umgang mit dem Thema aber auch nicht zu verachtende Chancen. Audits decken neue Einsatzmöglichkeiten auf, Mitarbeiter bringen wertvollen Input ein und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessert sich spürbar. Das Bewusstsein für Sicherheit und Verantwortung wächst und bleibt präsent. Eine professionelle KI-Beratung hilft dir dabei, passende Leitplanken zu entwickeln und künstliche Intelligenz langfristig sicher in deinem Unternehmen zu etablieren.
FAQ
Warum entsteht Shadow-KI?
KI-Tools sind heute leicht zugänglich und weit verbreitet. Studien zeigen eine hohe Nutzung im Alltag. Dadurch wird privat verwendete KI oft auch einfach im Job eingesetzt, ohne über mögliche Risiken nachzudenken.
Bietet Schatten-KI Chancen für Unternehmen?
Ja. Mit der richtigen Strategie und passenden technischen Mitteln zur Aufdeckung zeigt sie, wo Mitarbeiter echten Bedarf an (zusätzlicher) KI-Unterstützung sehen. Dieses Wissen kann genutzt werden, um KI gezielt, sicher und letztlich produktivitätsfördernd einzusetzen.
Wie kann man Shadow-AI erkennen?
Das ist sowohl mithilfe spezifischer Technologien als auch auf menschlicher bzw. strategischer Ebene möglich. Technisch helfen Monitoring-Tools und regelmäßige Audits. Strategisch reicht oft ein offenes Gespräch. Viele Mitarbeiter sehen externe KI-Anwendungen nicht als problematisch. Statt Sanktionen ist gezielte Aufklärung der sinnvollere (chancenreichere) Weg.
Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
