Die Kundenliste hat 340 Zeilen, drei Farbmarkierungen und eine Spalte „Status“, die nur ihr richtig lesen könnt. Daneben laufen ein Newsletter-Tool, ein Buchungslink für Termine, eine Notizen-App und zwei Postfächer. Das funktioniert, solange ihr jeden Kunden im Kopf habt. Spätestens wenn die erste Person dazukommt oder ihr zwei Wochen im Urlaub seid, merkt ihr, wie viel davon nur in eurem Gedächtnis steckt.
Die Frage ist dann, ob ihr weiter alles selbst zusammenbaut oder auf ein System wie HubSpot Starter umsteigt. Wir vergleichen beides ehrlich, zeigen, was sich im Alltag ändert und wann der Wechsel noch warten kann.
Was ändert sich, wenn ihr von Einzeltools zu HubSpot Starter wechselt?
Mit HubSpot Starter liegen Kundendaten, E-Mails, Deals, Termine und Gesprächsnotizen an einem Ort, und Routineschritte wie Erinnerungen oder Bestätigungsmails laufen automatisch. Ihr sucht weniger, vergesst seltener ein Follow-up und könnt Kunden an Kolleginnen übergeben, ohne alles erklären zu müssen. Die eigentliche Arbeit mit Kunden bleibt bei euch.
So sieht „alles selbst machen“ meistens aus
In vielen kleinen Unternehmen ist über die Jahre ein Flickenteppich entstanden. Jedes Tool wurde eingeführt, weil es gerade ein Problem gelöst hat:
- Kundendaten in Excel oder Google Sheets, oft in mehreren Versionen
- Kommunikation im eigenen Postfach, für Kollegen unsichtbar
- Newsletter in einem separaten Tool mit eigener Kontaktliste
- Termine über einen Buchungslink, der nicht weiß, wer schon Kunde ist
- Notizen in einer App, auf Papier oder gar nicht
Das ist in den ersten Jahren völlig normal. Teuer wird es durch die Übergänge. Jede Information muss jemand von einem Tool ins andere tragen, und genau dabei gehen Anfragen, Termine und Zusagen verloren.
Der direkte Vergleich
Was sich im Alltag konkret ändert
Ihr sucht nicht mehr
Wenn ein Kunde anruft, öffnet ihr seinen Kontakt und seht alles: die letzten E-Mails, das offene Angebot, die Notizen aus dem letzten Gespräch. Das Durchsuchen von drei Postfächern und der Tabelle fällt weg.
Nachfassen passiert von selbst
Jeder offene Deal bekommt eine Aufgabe mit Datum, und ab Starter stoßen einfache Automatisierungen das Nachfassen an. Liegt ein Angebot eine Woche ohne Rückmeldung, erinnert euch HubSpot. Wie ihr so eine Pipeline aufbaut, steht in unserem Leitfaden Nie wieder einen Deal verlieren.
Wissen hängt nicht mehr an einer Person
Wenn euer Team wächst, könnt ihr HubSpot Starter um kostenpflichtige Lizenzen erweitern, sodass Kundeninformationen und der Kommunikationsverlauf für alle zugänglich bleiben, die darauf zugreifen müssen
Ihr seht, was funktioniert
Woher kommen eure besten Kunden? Wie viele Anfragen werden zu Aufträgen? In einer Tabelle beantwortet das kaum jemand regelmäßig. Im CRM seht ihr es auf einen Blick, weil jede Anfrage und jeder Deal ohnehin erfasst wird.
Was sich nicht ändert
Ein CRM ruft keine Kunden für euch an und schreibt keine guten Angebote. Die Beziehung zu euren Kunden, eure Inhalte und eure Entscheidungen bleiben bei euch. Auch HubSpot ist nur so gut wie die Daten, die hineinkommen. Wer Anfragen weiter am System vorbei bearbeitet, hat am Ende zwei halbe Systeme.
Rechnet außerdem mit einer Umstellungszeit. Die ersten zwei, drei Wochen fühlt sich das neue System langsamer an als die gewohnte Tabelle. Danach dreht sich das in der Regel.
Wann alles selbst machen völlig okay ist
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort Starter. Mit euren bisherigen Tools kommt ihr gut aus, wenn diese Punkte zutreffen:
- Ihr arbeitet allein oder zu zweit und habt nur wenige neue Kontakte im Monat.
- Ihr verschickt keine regelmäßigen Newsletter und braucht keine Automatisierung.
- Ihr verliert keine Anfragen und vergesst kein Follow-up.
Für diese Phase gibt es die kostenlose Version von HubSpot. Sie enthält das CRM mit Kontakten, Unternehmen und Deals sowie den Breeze-Assistenten für bis zu zwei Benutzer. Der Umstieg auf Starter lohnt sich, sobald ihr Website-Chat, E-Mail-Kampagnen, Automatisierung oder die KI-Meeting-Aufzeichnung braucht.
In fünf Schritten von der Excel-Liste zu HubSpot
- Liste aufräumen: Dubletten löschen, eine Zeile pro Kontakt, einheitliche Spalten für Name, Firma, E-Mail und Telefon.
- Importieren: Die bereinigte Datei als CSV oder Excel in HubSpot hochladen und die Spalten den passenden Feldern zuordnen.
- Pipeline anlegen: Fünf Phasen reichen meistens, etwa Anfrage, Erstgespräch, Angebot, Verhandlung und abgeschlossen. Offene Angebote als Deals eintragen.
- Postfach verbinden: Gmail, Outlook oder Exchange mit HubSpot verknüpfen, damit neue E-Mails automatisch am Kontakt landen.
- Eingang festlegen: Ein Formular auf der Website einbinden, damit neue Anfragen direkt im CRM ankommen. Ab Starter kommen Website-Chat und automatische Bestätigungen dazu.
Plant dafür einen halben bis ganzen Tag ein. Wer danach Routineaufgaben automatisieren will, findet Beispiele in unserem Artikel Routineaufgaben automatisieren.
Was HubSpot Starter kostet
Stand Oktober 2026 kostet Starter laut deutscher Preisseite 7 Euro pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, als zeitlich begrenztes Angebot mit 65 Prozent Rabatt. Enthalten sind bis zu 10 Benutzerlizenzen, 5.000 HubSpot-Guthaben pro Monat für KI-Funktionen wie den Data Agent sowie Support per E-Mail und In-App-Chat. Ein Onboarding müsst ihr für Starter nicht kaufen.
Für einen fairen Vergleich rechnet eure bisherigen Abos zusammen: Newsletter-Tool, Terminbuchung, Notizen-App, vielleicht ein Formular-Tool. Viele davon deckt Starter mit ab. Dazu kommt die Zeit, die ihr heute mit dem Übertragen von Daten verbringt. Diese Zeit taucht auf keiner Rechnung auf und ist oft der größte Posten.
Wenn ihr später mehr braucht, wechselt ihr auf derselben Plattform zu Professional für 90 Euro pro Lizenz und Monat. Dazu gehören laut Preisseite etwa erweiterte Automatisierung, Social-Media-Verwaltung und das AEO-Tool für KI-Suchmaschinen. Eure Daten und Abläufe bleiben dabei erhalten.
Fazit: Wann sich HubSpot Starter gegenüber dem Selbermachen lohnt
Alles selbst zu machen ist für die ersten Monate völlig in Ordnung. Sobald ihr aber Anfragen verliert, Follow-ups vergesst oder die erste Person einstellt, kosten euch die Übergänge zwischen den Tools mehr als ein gemeinsames System. HubSpot Starter bündelt Kundendaten, E-Mails, Deals und einfache Automatisierung an einem Ort, und das zu einem Preis, der für kleine Teams gut tragbar ist.
Der beste Einstieg: Importiert eure Kundenliste in die kostenlose Version von HubSpot und arbeitet zwei Wochen damit. Wenn ihr dann Website-Chat, E-Mail-Kampagnen oder automatische Erinnerungen vermisst, ist Starter der nächste Schritt. HubSpot Starter vergleichen
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu HubSpot Starter
Lohnt sich HubSpot Starter für kleine Unternehmen?
Ja, sobald mehr als eine Person mit Kunden arbeitet oder Anfragen und Follow-ups im Tagesgeschäft untergehen. Starter bündelt CRM, E-Mail-Kampagnen, Website-Chat, einfache Automatisierung und KI-Meeting-Aufzeichnung für bis zu 10 Nutzer.
Kann ich meine Excel-Kundenliste in HubSpot importieren?
Ja. Ihr ladet die Datei als CSV oder Excel hoch und ordnet die Spalten den Feldern in HubSpot zu. Räumt die Liste vorher auf, damit keine Dubletten im CRM landen.
Was ist der Unterschied zwischen HubSpot Free und Starter?
Die kostenlose Version enthält das CRM mit Kontakten, Unternehmen und Deals sowie den Breeze-Assistenten für bis zu zwei Benutzer. Starter ergänzt laut Preisseite unter anderem Segmente, E-Mail-Kampagnen, einfache Automatisierung, Website-Chat, Anrufe und KI-Meeting-Aufzeichnung für bis zu 10 Benutzer.
Was kostet HubSpot Starter?
Stand Oktober 2026 kostet Starter 7 Euro pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, als zeitlich begrenztes Angebot mit 65 Prozent Rabatt. Enthalten sind 5.000 HubSpot-Guthaben pro Monat. Den aktuellen Preis findet ihr auf der Preisseite von HubSpot.
Kann ich später von Starter zu Professional wechseln?
Ja. Ihr wechselt auf derselben Plattform, eure Daten und Abläufe bleiben erhalten. Professional kostet laut Preisseite 90 Euro pro Lizenz und Monat und setzt ein kostenpflichtiges Onboarding voraus.
Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
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