In den meisten Unternehmen stellt sich heute kaum noch die Frage, ob man ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) in Vertrieb, Marketing und Kundenservice integrieren sollte. Die Marktbedingungen werden immer komplexer. Eine datenbasierte, personalisierte Zielgruppenansprache sowie automatisierte Prozesse entlang des gesamten Kundenlebenszyklus können deshalb zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.
Es geht demnach für viele Verantwortliche – wahrscheinlich auch für dich – eher darum, zu beantworten welches CRM am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Da es sich hier um eine Entscheidung mit langfristiger Tragweite und nicht unerheblichem Kostenfaktor handelt, gilt es genau abzuwägen. Um dich dabei zu unterstützen, haben wir uns in unserem CRM-Vergleich laut vs. Salesforce vs. Microsoft Dynamics drei der bekanntesten Lösungen näher angesehen. Wo bekommst du den größten Gegenwert für deine Investition? Das erfährst du hier!
Was muss das richtige CRM für mich können?
Ein CRM ist weit mehr als eine digitale Kontaktliste – es begleitet Interessenten vom ersten Touchpoint bis zur langfristigen Kundenbeziehung und unterstützt Teams dabei, diese Entwicklung gezielt zu steuern. Damit das gelingt, darf sich das System nicht wie ein Fremdkörper anfühlen. Es sollte zu etablierten Abläufen passen (bzw. sich an diese anpassen lassen) und nicht umgekehrt.
In der Praxis ist es tatsächlich weniger die Technik, die bei der Einführung eines CRMs Probleme bereitet, sondern eher die fehlende Akzeptanz. Laut Recherchen der CRM-Experten von Vantage Point handelt es sich hierbei mit 38 Prozent sogar um den Hauptgrund, warum CRM-Projekte scheitern. Eine Lösung kann noch so leistungsfähig sein – wenn sie im Alltag umständlich wirkt, weil sie die Bedarfe nicht richtig abdeckt, bleibt der Nutzen stark begrenzt.
Bevor es also darum geht, ein bestimmtes Produkt im CRM-Vergleich HubSpot vs. Salesforce vs. Microsoft Dynamics zu bewerten, solltest du dir zunächst Klarheit über die eigenen Anforderungen verschaffen. Stelle dir primär die folgenden Fragen. Die Antworten auf die meisten davon bestimmen übrigens auch direkt den Preis.
Welchen Umfang muss das CRM bedienen?
Die Größe und Struktur eines Unternehmens bestimmen maßgeblich, was ein CRM können muss. Ein Betrieb mit wenigen Dutzend Mitarbeitern benötigt andere Funktionen als ein Konzern mit mehreren Tausend Nutzern. Sicherheitsanforderungen, Rechteverwaltung und Prozessstabilität gewinnen mit wachsender Organisation an Bedeutung.
In kleineren Unternehmen steht Flexibilität im Vordergrund. Verantwortliche wollen flexibel Felder anpassen, Nutzer schnell verwalten oder Zugänge sperren können, ohne dafür externe Spezialisten zu benötigen. Gleichzeitig muss das System übersichtlich bleiben, damit es im Tagesgeschäft nicht bremst. Hinzu kommt die Frage nach der Datenmenge. Auch Kontakte, Deals und Aktivitäten wachsen mit der Zeit und können technische Grenzen erreichen.
Ebenso relevant ist das Betriebsmodell. Cloudbasierte Lösungen erlauben schnellen Zugriff von überall und reduzieren den internen IT-Aufwand. Manche Unternehmen bevorzugen aus Compliance- oder Integrationsgründen dennoch lokale Installationen oder hybride Ansätze. Die Grundsatzentscheidung „Cloud vs. On-Premise oder Hybrid-Cloud“ wirkt sich direkt auf die Auswahl geeigneter Systeme aus.
Welche Funktionen sind wirklich erforderlich?
Jedes Unternehmen arbeitet anders – Prozesse, Zielgruppen und Wachstumspläne unterscheiden sich meistens deutlich. Ein CRM sollte diese Individualität abbilden können, statt sie einzuschränken. Deshalb lohnt es sich, den tatsächlichen Funktionsbedarf kritisch zu hinterfragen.
Die meisten Systeme bieten eine breite Palette an Features, um möglichst viele Anwendungsfälle abzudecken. Für Anwender bedeutet das jedoch nicht automatisch einen Mehrwert. Wer für Funktionen zahlt, die im Alltag keine Rolle spielen, belastet unnötig das Budget und läuft erhöhte Gefahr, die Nutzer zu verwirren. Gerade Einsteiger überschätzen ihren Bedarf häufig.
Sinnvoll ist es, Kernprozesse zu definieren und darauf aufzubauen. Dazu zählen meistens die Lead-Erfassung, die Angebotsverfolgung oder Service-Tickets. Weitere Funktionen lassen sich später (idealerweise) flexibel ergänzen, sofern das System entsprechend aufgebaut ist. Auch Nutzerrollen sollten differenziert betrachtet werden. Vertrieb, Marketing und Service benötigen unterschiedliche Werkzeuge, nicht zwingend identische Lizenzmodelle.
Ein anpassbares CRM bietet hier klare Vorteile. Es wächst mit dem Unternehmen und erlaubt es, Funktionen gezielt zu aktivieren, wenn sie wirklich gebraucht werden.
Wie sieht es mit CRM-Integrationen aus?
Ein CRM entfaltet seinen Nutzen normalerweise nur dann vollständig, wenn es nicht isoliert arbeitet. Ziel ist es, Abläufe zu vereinfachen und Daten zentral verfügbar zu machen. Deshalb spielt die Anbindung an bestehende Systeme eine zentrale Rolle bei der Auswahl.
Neben gängigen Office-Anwendungen sollte auch spezialisierte Bereichssoftware integriert werden können. Dazu zählen zum Beispiel Programme für eine automatisierte Buchhaltung, ERP-Software, Webformulare, E-Commerce-Plattformen oder E-Mail-Marketing-Tools. Je reibungsloser diese Verbindungen funktionieren, desto weniger manuelle Arbeit entsteht.
Ein gut integriertes CRM ersetzt keine bestehenden Systeme, sondern verbindet sie sinnvoll. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse und schließlich ein heute so wichtiges einheitliches Bild des Kunden. Fehlende oder eingeschränkte Schnittstellen führen dagegen schnell (wieder) zu Insellösungen und erhöhter Fehleranfälligkeit.
Brauchst du wirklich eine spezialisierte Lösung für deine Nische?
Für einige Unternehmen wirken Nischen-CRMs zunächst besonders sinnvoll. Ein genaueres Hinsehen lohnt sich jedoch. Solche Tools haben nicht selten eine kleine Nutzerbasis, sind aufgrund ihrer starken Spezialisierung vergleichsweise eingeschränkt und vielleicht obendrein noch jung am Markt. Diese drei Faktoren können gewisse Herausforderungen mit sich bringen. Oft verteilen sich Entwicklungs- und Wartungskosten somit nämlich auf wenige Kunden und fallen deshalb relativ hoch aus. Außerdem sind Funktionen allein aufgrund der geringeren Nutzerschaft fast immer weniger praxiserprobt als bei den Großen.
Firmen mit klassischen Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozessen sind, selbst wenn sie in einer sehr spezifischen Nische agieren, erfahrungsgemäß meistens mit einem etablierten Standard, der flexibel anpassbar ist, am besten aufgestellt. Bei diesen Systemen profitierst du von gewährleisteter Weiterentwicklung, vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten und nicht zuletzt langfristig gesichertem Support.
Welche Unterstützung wünschst du dir oder benötigst du?
Kein CRM funktioniert ohne Einarbeitung. Selbst in der Theorie vertraute Software erschließt sich erst im praktischen Einsatz vollständig. Umso wichtiger ist es, bei Fragen nicht allein dazustehen. Hilfe kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Manche Anbieter stellen Dokumentationen, Lernplattformen, Video-Tutorials oder Wissensdatenbanken bereit.
In der HubSpot Academy stehen zum Beispiel verschiedene Kursformate zur Auswahl, die dich von den ersten Schritten im CRM bis hin zur Wachstumssteigerung durch eine strategische Nutzung unterstützen. Wir haben uns erst vor kurzem in einem detaillierten Beitrag mit der Frage beschäftigt, ab welchem m sinnvoll sind.
Ein weiterer Mehrwert entsteht durch aktive Nutzer-Communities. Der Austausch mit anderen Anwendern liefert praxisnahe Lösungen und spart Zeit. Besonders in der Anfangsphase entscheidet die Qualität dieses Supports häufig darüber, wie schnell ein CRM produktiv genutzt wird und ob es überhaupt Akzeptanz im Team findet.
DSGVO nicht vergessen!
Seit dem Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen Unternehmen stärker denn je in der Verantwortung, personenbezogene Informationen korrekt zu verwalten. Ein CRM muss deshalb technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllen, um der DSGVO voll nachzukommen.
Dazu gehören die Speicherung von Daten auf DSGVO-konformen Servern innerhalb der EU, transparente Zugriffskontrollen und die Möglichkeit, Auskunfts- sowie Löschanfragen effizient zu bearbeiten. Kunden haben das Recht zu erfahren, welche Informationen gespeichert sind, und können deren Entfernung jederzeit verlangen.
Ohne solche Mechanismen besteht eine erhöhte Gefahr für empfindliche Abmahnungen. Gleichzeitig steigt der Aufwand für die korrekte Datenverarbeitung erheblich. Ein zentrales, datenschutzkonformes CRM reduziert betreffende Risiken und entlastet Teams spürbar.
HubSpot, Salesforce und Microsoft Dynamics vorgestellt
Nach der Beschäftigung mit den obigen Fragen zum passenden CRM solltest du eine konkrete Richtung für deine Bedarfe haben, die du nun auf die Systeme im Vergleich übertragen kannst. Wir werden zentrale Faktoren in unserer Zusammenfassung wieder aufgreifen. Bevor wir HubSpot, Salesforce und Microsoft Dynamics direkt und mit allen wichtigen Daten gegenüberstellen, betrachten wir sie zunächst einzeln.
HubSpot CRM – flexibel modular für alle Unternehmensgrößen
HubSpot verbindet Marketing, Vertrieb und Kundenservice auf einer gemeinsamen Plattform. Alle relevanten Daten fließen zentral zusammen und schaffen Transparenz über den gesamten Kundenlebenszyklus. Für jeden Bereich stehen eigenständige Module zur Verfügung, die sich unabhängig voneinander nutzen und erweitern lassen, gleichzeitig aber auch perfekt zusammenarbeiten.
Ein zentraler Vorteil liegt in der Benutzerfreundlichkeit. Auch Anwender ohne technischen Hintergrund finden sich schnell zurecht. Eine Einführung gelingt in vielen Fällen innerhalb weniger Wochen – die Implementierungskosten fürs CRM gestalten sich somit vergleichsweise gering.
Gerade im Startup-Kontext interessant: Du hast hier die Chance, mit einem kostenlosen Basis-CRM zu starten und dessen Funktionen schrittweise zu ergänzen, sobald dein Bedarf steigt. HubSpot erlaubt dabei durch die Modulstruktur eine präzise Anpassung an alle möglichen Unternehmensgrößen und Teamstruktur.
Ergänzend unterstützt künstliche Intelligenz verschiedene Aufgabenbereiche der Kundenpflege. So hast du etwa die Möglichkeit, Inhalte automatisiert erstellen zu lassen, intelligente Chatbots zu integrieren, datenbasierte Lead-Bewertungen durchzuführen oder auch KI-gestützte Tests zur Optimierung von Kampagnen zu vollziehen.
Aktuell (Stand Februar 2026) stehen mehr als 2.000 Integrationen zur Verfügung, ergänzt durch eine gut dokumentierte API. In puncto Datenschutz bietet HubSpot Partnern aus Deutschland Server in Frankfurt am Main und implementiert effiziente Funktionen zur Datenlöschung, Protokollierung sowie zur Erfüllung der Auskunftspflichten.
Salesforce – erste Wahl für viele große, global agierende Unternehmen
Das CRM-System von Salesforce zählt zu den umfangreichsten Plattformen am Markt. Es richtet sich vor allem an Organisationen mit komplexen Vertriebsstrukturen, vielen Nutzern und sehr individuellen Anforderungen. Anpassbarkeit und Skalierbarkeit gehören zu den größten Stärken der Lösung.
Besonders leistungsfähig zeigt sich Salesforce bei der Auswertung von Vertriebsdaten. Dashboards und Analysefunktionen liefern tiefe Einblicke in Verkaufschancen, Erfolgsfaktoren und Pipeline-Entwicklungen. Die integrierte KI Einstein hilft bei Prognosen, Empfehlungen und der Entwicklung hoch personalisierter Kundeninteraktionen.
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist der große AppExchange-Marktplatz, auf dem tausende Erweiterungen zur Verfügung stehen, mit denen die Funktionen auf unzählige Weisen auszubauen sind. Dadurch entsteht ein sehr flexibles Ökosystem, das sich stark individualisieren lässt.
Auf der anderen Seite dürfen wir den typischerweise hohen Einrichtungsaufwand mit beachtlichen Implementierungskosten für das CRM nicht außer Acht lassen. Hinzu kommt eine vergleichsweise steile Lernkurve. Salesforce bietet ebenfalls einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Die Einstiegspreise beginnen im unteren zweistelligen Bereich – pro Nutzer und steigen mit dem Funktionsumfang deutlich an. Mit integrierten Lösungen für Marketing-Automatisierung geht es schnell in den höheren vierstelligen Monatsbereich. Für Datenschutz stellt Salesforce EU-basierte Hosting-Optionen und umfangreiche Sicherheitsfunktionen bereit.
Microsoft Dynamics – modular und optimal ins Microsoft-Ökosystem integriert
Microsoft Dynamics 365 richtet sich vor allem an Unternehmen, die bereits intensiv mit Microsoft-Produkten arbeiten. Outlook, Teams, SharePoint und andere Anwendungen sind eng eingebunden, wodurch sich gewohnte Arbeitsweisen fortsetzen lassen.
Verkaufsprozesse profitieren von KI-gestützten Analysen – E-Mails, Anrufe und Meetings liefern automatisch verwertbare Daten. Die KI Copilot erstellt Zusammenfassungen, erkennt Stimmungen und unterstützt bei der Priorisierung von Leads auf breiter Front. Auch individuelle Workflows, Felder und Dashboards lassen sich flexibel gestalten.
Dynamics 365 eignet sich für unterschiedlich große Organisationen und erlaubt als einzige der drei Lösungen auch den Betrieb in einer On-Premise-Umgebung. Das bietet zusätzliche Optionen für Unternehmen mit besonderen Anforderungen an die Datenhaltung.
Preislich liegt Dynamics 365 mit Einstiegskosten von etwa 56 Euro pro Nutzer und Monat im oberen Segment. Die Berechnung variiert je nach Edition, Nutzerrolle und KI-Funktionen. Beim Hosting setzt man ebenfalls auf europäische Rechenzentren.
HubSpot vs. Salesforce vs. Microsoft Dynamics im direkten Vergleich
Fazit
HubSpot, Salesforce oder Microsoft Dynamics? Eine pauschale Antwort können wir dir an dieser Stelle – wie du sicher schon erwartet hast – nicht geben. Jedes der drei Systeme adressiert unterschiedliche Unternehmensausrichtungen, Prioritäten und Arbeitsweisen. Genau deshalb entscheidet am Ende nicht der Umfang der Funktionsliste, sondern die richtige Beantwortung der Frage, welches CRM dauerhaft zum eigenen Geschäftsmodell passt.
Salesforce überzeugt oft dort, wo sehr komplexe Vertriebsstrukturen, viele individuelle Anpassungen und eine internationale Skalierung gefragt sind. Unternehmen mit spezialisierten Teams und eigenen Administratoren profitieren von der enormen Tiefe des Systems. Der Preis dafür liegt (wortwörtlich) in höheren Lizenzkosten, aber auch in einem größeren Einrichtungsaufwand und längeren Einführungsphasen.
Microsoft Dynamics entfaltet seine Stärken vor allem in Organisationen, die bereits im Microsoft-Umfeld arbeiten. Die enge Verzahnung mit Outlook, Teams, SharePoint und Co. erleichtert den Einstieg und unterstützt etablierte Vertriebsprozesse sehr organisch. Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Systemintegration oder dem Bedarf einer hybriden Betriebsstruktur (Cloud und On-Premise) bietet Dynamics spezielle Optionen, die andere Lösungen nicht abdecken.
HubSpot positioniert sich klar als Plattform, die Einstieg und Wachstum leicht machen möchte. Der modulare Aufbau erlaubt es, klein zu starten und Funktionen schrittweise zu ergänzen. Marketing, Vertrieb und Service greifen auf dieselbe Datenbasis zu, was Abstimmungen vereinfacht, Transparenz schafft und insgesamt bessere Kollaborationsvoraussetzungen bringt. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, aber auch für wachsende Organisationen ohne große IT-Abteilung, entsteht so ein sehr ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten, Nutzen und flexibler Erweiterbarkeit.
In der Gesamtschau zeigt sich: Für die meisten Firmen bietet HubSpot die größte Flexibilität bei überschaubarem Investitionsrisiko. Das System lässt sich schnell implementieren und an veränderte Anforderungen anpassen, ohne dass sofort hohe Zusatzkosten entstehen. Genau deshalb ergibt sich hier häufig das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine fundierte Entscheidung ersetzt das jedoch nicht. Angesichts der weitreichenden strategischen Bedeutung eines CRM-Systems führt an einer individuellen Beratung kaum ein Weg vorbei.
FAQ
Welches CRM-System ist das beste?
Das beste CRM ist immer das, das genau zu deinen Prozessen, deiner Teamgröße und deinen Zielen passt. Salesforce eignet sich besonders für sehr komplexe Vertriebsorganisationen, Microsoft Dynamics für Unternehmen mit starker Microsoft-Ausrichtung. HubSpot bietet eine ausgewogene Lösung für viele Einsatzszenarien in kleinen, mittleren und wachsenden Organisationen und lässt sich flexibel weiterentwickeln.
Ist HubSpot CRM wirklich kostenlos?
Ja. Die Basisversion von HubSpot CRM ist für zwei Nutzer dauerhaft kostenlos. Sie deckt zentrale Funktionen wie die Kontaktverwaltung, Deal-Tracking und einfache Automatisierungen ab. Erweiterte Marketing-, Vertriebs- und Service-Features beginnen bei etwa 10 Euro monatlich. Professional-Pakete kosten je nach Hub rund 800 Euro im Monat, Enterprise ist ab ca. 3.300 monatlich erhältlich (Stand Februar 2026).
Was kosten Salesforce CRM und Microsoft Dynamics CRM?
Salesforce startet im unteren zweistelligen Bereich pro Nutzer und Monat (etwa 25 Euro), die Kosten steigen mit dem Funktionsumfang deutlich an. Im Tarif für Großunternehmen sind es ca. 175 Euro/Nutzer/Monat – und bis zu 550 Euro bei Agentforce 1. Für Microsoft Dynamics fallen Startkosten von rund 56 Euro pro User im Monat an. Abhängig von Edition, Nutzerrolle und eingesetzten KI-Funktionen geht es dann rauf bis zu 130 Euro. In beiden Fällen kommen häufig zusätzliche Kosten für Implementierung und Anpassung hinzu.
Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
