Systemwechsel und Datenmigration

Warum der Systemwechsel seit Jahren aufgeschoben wird

Das Problem: Das alte System nervt alle, aber der Umzug macht mehr Angst als der Ist-Zustand. Zehn Jahre Daten stecken drin, keiner weiß mehr, was davon wichtig ist, und die Import-Funktion des neuen Anbieters kennt eure Sonderfälle nicht. Also wird verschoben, oder es wird umgestellt und das Team pflegt monatelang zwei Systeme, während Notizen, Historie und Verknüpfungen auf der Strecke bleiben.

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Die Lösung: Wir ziehen die Daten strukturiert um statt per Export-Import. Erst die Bestandsaufnahme: was existiert, was wird wirklich gebraucht, was kann weg. Dann das Mapping auf die neue Struktur, also Felder, Pipelines und Zuständigkeiten, und beim Umzug werden die Daten gleich bereinigt, so wie wir auch sonst CRM-Daten sauber halten. Der Umzug selbst läuft per Skript und ist wiederholbar: Erst kommt der Testlauf mit Echtdaten, umgestellt wird, wenn alles passt.

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Was danach passiert: Es gibt einen Stichtag statt eines monatelangen Schwebezustands: altes System aus, neues an, und das Team arbeitet ab dem ersten Tag mit vollständigen Daten samt Historie. Das Altsystem wird als Archiv gesichert. Und direkt nach dem Umzug verbinden wir das neue System mit dem Rest eurer Landschaft, über Integrationen und Workflows.

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Einsatzszenarien

Vom CRM-Wechsel bis zur Tool-Konsolidierung. Das sind die häufigsten Szenarien aus unseren Projekten.

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• CRM-Wechsel: Kontakte, Deals, Notizen und Dokumente ziehen mit kompletter Historie um, gemappt auf die neue Struktur statt eins zu eins ins Chaos.
• Tool-Konsolidierung: Aus drei Systemen wird eins: Bestände werden zusammengeführt, Dubletten dabei gleich aufgelöst.
• Excel ins System: Was bisher in Listen lebte, bekommt eine richtige Struktur: Felder, Rechte, Verlauf, Zuständigkeiten.
• Testlauf vor dem Stichtag: Der Umzug läuft erst im Probemodus mit Echtdaten. Umgestellt wird, wenn alles stimmt, nicht wenn der Kalender drängt.