Consultants entwickeln maßgenschneiderte Lösungen für die individuellen Anforderungen ihrer Kunden. Jedes Projekt ist einzigartig – und das Gelingen hängt längst nicht nur von der Anwendung der passenden Strategien aus dem Baukasten ab, sondern auch von einem perfekten Zielgruppenverständnis und einer rundum persönlichen, genau auf den spezifischen Fall ausgerichteten Kommunikation.
Nur unter diesen Voraussetzungen können sich Berater überhaupt als die besten Experten für den Job positionieren, die nötige Vertrauensbasis aufbauen und schließlich genau die Impulse liefern, die das zweckmäßigste Ergebnis bringen. Ein präzise abgestimmtes, softwarebasiertes Lead-Management für Beratungsunternehmen bildet die Basis, um solche Voraussetzungen zu schaffen.
Lies hier, wie dir HubSpot dabei hilft, deine Conversions durch die systematische Behandlung deiner Leads erheblich zu steigern. So viel schon an dieser Stelle: Du bekommst die Chance, obendrein die interne Zusammenarbeit, den gesamten Vertriebsprozess und sogar die Projektdurchführung zu optimieren.
Was ist Lead-Management?
Unter Lead-Management versteht man alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen potenzielle Kunden identifizieren, betreuen und schließlich in Käufer verwandeln. Ein Lead ist in diesem Fall eine Person oder eine Firma, die konkretes Interesse an einer Beratung zeigt und in diesem Kontext bereit ist, Kontaktdaten zu hinterlassen. Im Beratungsumfeld kann das etwa ein Entscheider sein, der auf deiner Website ein Whitepaper herunterlädt, an einem Webinar teilnimmt oder auch einfach deinen Newsletter abonniert.
Der Prozess beginnt heute meistens online – über Landingpages, E-Mail-Marketing, Suchmaschinenkampagnen oder Social Media werden Leads generiert. Aber auch klassische Kanäle wie Messen oder Fachveranstaltungen spielen weiter eine Rolle. Alle im Zuge der sogenannten Lead-Generierung gesammelten Daten fließen zentral in ein CRM-System wie das HubSpot CRM. Hier können sie analysiert, angereichert und für gezielte Maßnahmen genutzt werden.
Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Ein Beratungsunternehmen für Change-Management bietet ein kostenloses E-Book über erfolgreiche Transformationsprozesse an. Eine Person lädt dieses Dokument herunter und hinterlässt ihre E-Mail-Adresse. Damit wird sie zu einem Lead. HubSpot legt selbstständig einen neuen Kontaktdatensatz an, ordnet ihn der passenden Buyer-Persona zu und startet eine automatisierte E-Mail-Sequenz mit weiterführenden Inhalten. So wird der Interessent mittels spezifischem Lead-Marketing bzw. Lead-Nurturing Schritt für Schritt qualifiziert, bis ein Beratungsgespräch durch den Vertrieb sinnvoll erscheint.
Durch ein solch systematisches Vorgehen gewinnst du wertvolle Kundendaten, sprichst deine Zielgruppe präzise an und verstehst sie immer besser. Genau das ist ein entscheidender Vorteil bei der individuellen Betreuung im Consulting. Durch die besten Automatisierungstools läuft sogar noch vieles ohne weiteres Zutun ab.
Die Erkenntnisse kannst du darüber hinaus im Projektverlauf nutzen, um differenziertere Strategien zu entwickeln oder Benchmarks aus ähnlichen Fällen heranzuziehen. Mit HubSpot lassen sich Lead-Informationen zentral speichern und jederzeit abrufen – selbst Monate später, wenn ein Kunde erneut auf dich zukommt oder ein ähnliches Projekt startet. Somit liefert dir das Lead-Management Insights, die auch in der Beratung selbst echten Mehrwert bringen – etwa bei der Bedarfsanalyse, der Priorisierung von Maßnahmen oder der späteren Erfolgskontrolle.
Die besondere Bedeutung von Lead-Management für Beratungsunternehmen
Entscheidungsträger in Unternehmen werden heute täglich mit Anfragen überflutet, die sich in Ton, Aufbau und Inhalt kaum unterscheiden: Unpersönliche Mails, wiederkehrende Standardangebote und hartnäckiges Nachfassen führen zu einer regelrechten Abwehrhaltung. Vor diesem Hintergrund zeigen viele klassische Vertriebsstrategien kaum noch Wirkung. Digitale Kommunikationskanäle machen es zudem leicht, Nachrichten zu ignorieren oder zu blockieren. Die persönliche Relevanz wird zum entscheidenden Filter.
Hier setzt professionelles Lead-Management mit HubSpot an. Statt Masse lassen sich damit die nötige Individualität und Bedeutung schaffen: Du lernst deine Kontakte von Beginn an besser kennen, verstehst ihre Herausforderungen wirklich und etablierst eine authentische, auf Vertrauen basierende Kommunikation. So entsteht das, was im Consulting wirklich zählt – nämlich eine glaubwürdige Expertenposition und eine Kooperation auf Augenhöhe.
Denn Beratungsleistungen sind keine Standardprodukte, sondern stets maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Fragen, die nur der beste Profi für den Job liefern kann. Unternehmen investieren hier nicht einfach nur in eine Dienstleistung, sondern in Kompetenz, Erfahrung und das so wichtige Vertrauen. Genau diese Glaubwürdigkeit und Integrität können niemals durch Verkaufsdruck vermittelt werden, wohl aber mithilfe einer fundierten, datenbasierten und kontinuierlichen Ansprache, die zeigt, dass du verstehst, was dein Gegenüber am meisten braucht.
So funktioniert Lead-Management in der Praxis – und wie dich HubSpot dabei unterstützt
Das Lead-Management ist ähnlich wie das Consulting ein dynamischer und individueller Prozess, bei dem du genau auf die spezifischen Bedürfnisse deine Zielgruppe eingehst und dafür einen riesigen Werkzeugkasten zur Verfügung hast. Dennoch lässt er sich in 5 Phasen fassen.
1. Phase: Ziele und Zielgruppe definieren
Am Anfang steht immer die Frage: Wen will ich erreichen – und warum? Bevor du deine Vertriebsprozesse digitalisierst, solltest du klare Ziele festlegen. Diese können auf quantitativen Größen gründen – etwa mehr Leads pro Monat – oder qualitative Ansprüche verfolgen, wie eine höhere Abschlussquote.
Wenn du festgelegt hast, was du erreichen möchtest, definierst du deine Zielgruppen. Dabei helfen Buyer-Personas, also fiktive Profile deiner idealen Kunden. Sie beschreiben typische Branchen, Unternehmensgrößen, Entscheidungspositionen, Painpoints und das Informationsverhalten entsprechender Menschen. HubSpot CRM ermöglicht es dir, solche Personas direkt im System anzulegen und deine Leads automatisch zuzuordnen.
2. Phase: Leadgenerierung
Jetzt gilt es Besucher oder Interessenten in Leads zu verwandeln. Das geschieht heute meistens über Online-Formulare, Landingpages, Chatbots oder andere digitale Kanäle, die es Menschen ermöglichen, dich zu erreichen und dabei die Übermittlung von Kontaktdaten erfordern. HubSpot bietet eine Vielzahl an Tools, um Formulare zu erstellen, Landingpages aufzubauen, Call-to-Actions zu platzieren und den Erfolg jeder Kampagne zu messen.
Besonders wichtig ist die Qualität der Leads. Statt möglichst viele Kontakte zu sammeln, solltest du darauf achten, dass die Informationen wirklich relevant und zudem aktuell sind. HubSpot hilft dir dabei, entsprechende Datensätze automatisch zu validieren und anzureichern.
Darüber hinaus unterstützt dich die Plattform mit Content-Marketing-Funktionen, die es dir erleichtern, zum Beispiel Blogbeiträge, Whitepapers oder Webinare zu veröffentlichen und ihre Performance gleich auszuwerten. So erkennst du schnell, welche Inhalte am meisten Anfragen generieren – und welche vielleicht weniger wirksam sind.
3. Phase: Lead-Nurturing
Sobald ein neuer Lead im System ist, beginnt die eigentliche Beziehungspflege – das sogenannte Lead-Nurturing. Hier geht es darum, Vertrauen aufzubauen und den Kontakt schrittweise zum Abschluss zu führen.
HubSpot bietet für diesen Prozess eine anpassbare Marketing-Automatisierung. Innerhalb von individuellen Workflows kannst du E-Mail-Sequenzen definieren, die auf das Verhalten des Leads reagieren: Wer sich für ein bestimmtes Thema interessiert, bekommt automatisch vertiefende Inhalte zugeschickt. Öffnet oder klickt jemand eine Nachricht an, wird das im HubSpot CRM erfasst und kann den nächsten Schritt im Lead-Management-Prozess auslösen.
Typischerweise unterscheidet man hier drei Stufen:
1. Marketing-Qualified-Lead (MQL): Interesse vorhanden, aber noch kein konkreter Kaufwunsch.
2. Sales-Accepted-Lead (SAL): Der Lead hat tieferes Interesse und möchte mehr über dein Angebot erfahren.
3. Sales-Qualified-Lead (SQL): Nun liegt eine Kaufbereitschaft vor – Zeit für das Vertriebsteam, aktiv zu werden.
HubSpot zeigt dir jederzeit, in welcher Phase sich ein Kontakt befindet. Du erkennst damit sofort, welche Leads Priorität für den Vertrieb haben und welche noch weitere Betreuung benötigen.
4. Phase: Lead-Scoring
Einen Lead, den du über längere Zeit gepflegt hast, musst du im nächsten (logischen) Schritt hinsichtlich seiner Kaufbereitschaft bewerten. Im Rahmen des sogenannten Lead-Scorings legst du objektive Kriterien fest – etwa Interaktionen mit deiner Website, Reaktionen auf E-Mails oder Downloads von Inhalten – um zu bestimmen, wie nah der Kontakt einem Abschluss ist.
HubSpot übernimmt diese Bewertung automatisch. Die Plattform weist jedem Verhalten Punkte zu und erstellt daraus einen individuellen Score. Ein Lead, der sich mehrfach über ein bestimmtes Thema informiert oder eine Demo anfragt, erhält eine höhere Punktzahl als jemand, der nur gelegentlich eine Seite besucht. Durch diese Priorisierung siehst du eindeutig, welche Kontakte du zuerst ansprechen solltest. Dein Vertriebsteam arbeitet damit nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf der Basis fundierter Daten.
5. Phase: Lead-Routing
Wenn ein Lead die nötige Qualifizierung erreicht hat, wird er an das Vertriebsteam übergeben. Dieser Vorgang heißt Lead-Routing. Hier entscheidet sich, wer im Team die Verantwortung übernimmt und wie die nächsten Schritte aussehen.
Mit HubSpot CRM kannst du Regeln definieren, die Leads automatisch an die passenden Mitarbeiter weiterleiten – zum Beispiel nach Branche, Unternehmensgröße oder Region. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Kontakt direkt von der richtigen Person betreut wird. Auch Folgeaktionen wie Terminvereinbarungen, Erinnerungen oder Nachfass-E-Mails lassen sich automatisieren.
Das spart Zeit und reduziert Reibungsverluste zwischen Marketing und Vertrieb. Noch wichtiger ist aber, dass alle Aktivitäten zentral im CRM erfasst werden. Jeder sieht, welcher Kontakt zuletzt angesprochen wurde, welche Informationen ausgetauscht wurden und welche Aufgaben offen sind. So bleibt der gesamte Lead-Management-Prozess transparent, effizient und letztlich lückenlos dokumentiert.
Bei allen Schritten kannst du dich mit HubSpot auf eine vollkommen DSGVO-konforme Datenverarbeitung verlassen. Schon ab dem Starter-Paket stehen für Kunden Rechenzentren in Frankfurt am Main zur Verfügung.
Fazit
Ganzheitliches Lead-Management für Beratungsunternehmen hilft dir dabei, Interessenten systematisch zu zahlenden Kunden zu machen. Du baust damit wichtige Beziehungen auf, schaffst Vertrauen und gestaltest das gesamte Consulting effizienter. Gleichzeitig liefert es dir Daten, die auch während der Projektarbeit wertvoll sind – etwa zur Zieldefinition oder Erfolgsmessung.
Greift alles perfekt ineinander, resultiert eine erstklassige Customer-Journey, in der sich deine Kunden zu jedem Zeitpunkt bestens verstanden fühlen. So positionierst du dein Beratungsunternehmen langfristig als kompetenten, verlässlichen Partner.
HubSpot bietet dir eine Plattform, die alle typischen Phasen in diesem Prozess intelligent miteinander verknüpft: von der Leadgenerierung über das Lead-Nurturing und das Lead-Scoring bis hin zum Lead-Routing.
FAQ
Wie funktioniert Lead-Management?
Mithilfe von Lead-Management verwandeln Unternehmen Interessenten systematisch in zahlende Kunden. Am Anfang steht die Definition von Zielen und Zielgruppen, gefolgt von der Leadgenerierung über Formulare, Landingpages, Suchmaschinenkampagnen usw. Anschließend werden die Kontakte gepflegt (Lead-Nurturing), bewertet (Lead-Scoring) und letztlich – wenn sie „kaufbereit“ sind – an den Vertrieb übergeben (Lead-Routing). Mit HubSpot CRM lassen sich alle diese Schritte zentral abbilden und sogar in großen Teilen automatisieren.
Warum ist Lead-Management für Beratungsunternehmen besonders wichtig?
Beratungsleistungen sind komplex und basieren immer auf einem starken Vertrauensverhältnis. Ein strukturiertes Lead-Management unterstützt dich dabei, potenzielle Kunden mit der nötigen Relevanz anzusprechen und so verkaufsfördernde Beziehungen aufzubauen. Dadurch, dass du deine Leads individuell und stets mit den passenden Messages erreichst, signalisierst du ein tiefes Verständnis für ihre Situation und positionierst dich als Experte. Genau das ist im Consulting nichts weniger als wettbewerbsentscheidend.
Was ist eine Lead-Management-Software?
Eine Lead-Management-Software wie die von HubSpot beinhaltet digitale Tools, mit denen sich eine systematische Kundengewinnung betreiben und zentral steuern lässt. Das betrifft vor allem die Erfassung von Kontaktdaten, die Weiterverarbeitung dieser innerhalb von spezifischen Marketingmaßnahmen und die Bewertung der Kaufbereitschaft von Interessenten.
Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
