Wie Private Markets Forum 50.000 LinkedIn-Kontakte und 1.000+ Event-Anmeldungen in einen Datenfluss brachte

Der Kunde

Das Private Markets Forum bringt die Menschen zusammen, die die Infrastruktur der privaten Kapitalmärkte bauen. Gegründet von Marc Andrew, veranstaltet die Plattform Summits und Roundtables für Operations-, Technologie- und Datenverantwortliche auf GP- wie LP-Seite – etwa den LP Tech Summit in Toronto oder den Private Markets AI Summit in New York. Dazu kommen ein Newsletter mit mehreren tausend Abonnenten, ein Podcast und regelmäßige Marktforschung.

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Die These dahinter ist einfach: In privaten Märkten stecken inzwischen rund 25 Billionen Dollar, aber die operative Infrastruktur darunter entsteht gerade erst. Die Systeme, die Daten, die Workflows. Das Private Markets Forum ist der Ort, an dem sich die Menschen treffen, die genau daran arbeiten. Nicht die Deal-Partner, für die es längst genug Konferenzen gibt, sondern die Operations- und Technologie-Ebene, die diese Events übersehen.

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Das Geschäftsmodell läuft über Kontakte. Jede Event-Anmeldung, jeder Report-Download, jeder Newsletter-Abonnent ist ein Datenpunkt: Wer interessiert sich für welches Thema? Ist das ein Technologie-Lead bei einem GP, ein LP-Tech-Verantwortlicher, ein Software-Anbieter, der als Sponsor passen könnte? Für eine Plattform, deren Wert darin liegt, die richtigen Leute in einen Raum zu bringen, sind diese Daten das eigentliche Kapital.

Das Problem: Eine neue Website, aber keine Datenflüsse dahinter

Anfang des Jahres hat das Private Markets Forum seine komplette Website neu aufgesetzt. Die neue Webflow-Site sollte das gewachsene Angebot der Plattform endlich richtig abbilden: Events, Event-Reports, Marktforschung, Newsletter, Podcast. Den Relaunch selbst übernahm magier; bakedwith kam für die Automatisierungsebene dahinter an Bord.

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Denn ein Relaunch bedeutet mehr als ein neues Design. Jedes Formular, jeder Anmelde-Flow, jede Verbindung zu den Systemen hinter der Website muss neu gedacht und neu gebaut werden. Und genau da lag die Herausforderung.

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Ein Event-Geschäft produziert laufend Anmeldungen: für Summits, für Webinare, für Aufzeichnungen vergangener Events, für Reports und andere Inhalte. Jede dieser Anmeldungen löst zwei Dinge aus. Erstens eine Erwartung auf Nutzerseite: Wer sich für eine Aufzeichnung anmeldet, will sie sofort bekommen – nicht, wenn irgendwann jemand zum E-Mail-Schreiben kommt. Zweitens eine Aufgabe im Hintergrund: Der Kontakt muss ins CRM, mit Kontext, sauber kategorisiert, idealerweise mit einer Einschätzung, wie relevant er ist.

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Ohne Automatisierung heißt das: Formulareinträge landen in einem Postfach oder einer Tabelle, jemand verschickt Inhalte von Hand, überträgt Kontakte manuell und beurteilt nach Bauchgefühl, wer interessant ist. Bei einer Handvoll Anmeldungen funktioniert das. Bei einem wachsenden Event-Kalender, mehreren Formaten und über tausend Anmeldungen nicht mehr.

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Dazu kam eine zweite, ungenutzte Quelle: das LinkedIn-Profil von Marc Andrew. Als Gründer und Gesicht der Plattform postet er regelmäßig zu Private-Markets-Themen, mit Engagement aus genau der Zielgruppe, die das Private Markets Forum erreichen will. Wer dort liked und kommentiert, hat Interesse am Thema signalisiert. Aber niemand prüfte systematisch, wer diese Menschen sind und in welcher Rolle sie für die Plattform relevant wären.

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Und eine Besonderheit machte das alles komplizierter als bei den meisten Unternehmen: Das Private Markets Forum hat nicht eine Zielgruppe, sondern mehrere. Ein Technologie- und Operations-Lead bei einer großen GP-Firma ist ein relevanter Kontakt – als Teilnehmer. Ein LP-Tech-Verantwortlicher, der ein institutionelles Portfolio modernisiert, ebenso. Ein Software-Anbieter ist auch relevant, aber aus einem ganz anderen Grund: als möglicher Sponsor. Ein einzelner „passt / passt nicht“-Score hätte diese Realität nicht abgebildet.

Die Lösung: Ein Datenfluss von der Anmeldung bis zum gescorten Kontakt

bakedwith baute die Automatisierungsebene hinter der neuen Website und erweiterte sie Schritt für Schritt um LinkedIn als zweite Lead-Quelle. Der Relaunch wurde zur Gelegenheit, die Datenflüsse einmal richtig aufzusetzen, statt alte manuelle Prozesse auf einer neuen Website nachzubauen.

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Schritt 1: Anmelde-Flows, die liefern

Für die Formulare der neuen Website wurden Automatisierungen gebaut: Event-Registrierungen, Zugriff auf Aufzeichnungen, Report-Downloads. Jede davon macht zwei Dinge gleichzeitig. Der Nutzer bekommt sofort, was er angefordert hat – und der Kontakt landet automatisch im CRM, mit Kontext, woher er kommt und wofür er sich interessiert hat.

Das klingt unspektakulär, und es ist das Fundament von allem. Ein Formular, das nur eine E-Mail-Benachrichtigung erzeugt, produziert Arbeit. Ein Formular, das liefert und dokumentiert, produziert Daten.

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Schritt 2: Fünf ICPs statt ein Score

Jeder neue Kontakt wird automatisch gescort – nicht gegen ein einzelnes Idealprofil, sondern gegen fünf verschiedene ICPs. Der Grund: Für das Private Markets Forum gibt es mehrere Arten von „perfekt passend“, die sich nicht gegenseitig ersetzen. Die Profile reichen vom Technologie- und Operations-Lead bei großen GP-Firmen über LP-Tech-Verantwortliche bis zu Software-Anbietern und Beratern, die als Sponsoren oder Partner passen könnten.

Das System prüft jeden Kontakt gegen alle Profile und hält fest, wo er am besten passt. Das Team sieht auf einen Blick nicht nur, dass ein Kontakt relevant ist, sondern in welcher Rolle: als Teilnehmer für den nächsten Summit, als möglicher Partner, als Sponsor-Kandidat.

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Schritt 3: LinkedIn-Engagement als Lead-Quelle

Parallel dazu wurde das LinkedIn-Engagement von Marc Andrew angezapft. Das System zieht die Profile, die mit seinen Posts interagieren, reichert sie mit Firmen- und Positionsdaten an und scort sie gegen dieselben fünf ICPs. Über 50.000 Kontakte wurden so identifiziert und kategorisiert: Menschen, die von sich aus Interesse signalisiert haben – und deren Rolle im Ökosystem das System bereits eingeschätzt hat.

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Schritt 4: Das Verzeichnis, das niemand geplant hatte

Und dann entstand aus der laufenden Zusammenarbeit etwas, das im ursprünglichen Auftrag gar nicht vorkam. Das Private Markets Forum kuratiert ohnehin Wissen darüber, welche Technologie-Anbieter den Markt prägen: in der Marktforschung, auf Events, im Podcast. Was fehlte, war ein Ort, an dem dieses Wissen strukturiert zugänglich ist.

bakedwith half beim Aufbau des Private Markets Technology Directory: eine durchsuchbare Datenbank von Technologie-Anbietern rund um Private Credit und Private Markets, filterbar nach Kategorie, Region, Deployment und Käufertyp – inklusive komplettem Backend. Anbieter können ihr Profil beanspruchen oder neue Einträge einreichen; das Team des Private Markets Forum kuratiert.

Heute umfasst das Verzeichnis 518 Anbieter in 14 Kategorien und 6 Regionen, von Underwriting über Portfolio-Monitoring bis zu Fondsadministration und KI-Workflows. Was als Nebengedanke begann, wurde ein eigenständiges Produkt, das die Positionierung der Plattform als Zuhause der Private-Markets-Infrastruktur direkt stützt.

Die Ergebnisse: Aus Formularen wurde ein System

1.000+ Event-Anmeldungen automatisch verarbeitet. Jede Registrierung geliefert, dokumentiert und gescort im CRM – ohne dass jemand eine E-Mail von Hand verschickt.

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50.000+ LinkedIn-Kontakte identifiziert und gescort. Aus dem Engagement auf Marc Andrews Posts, abgeglichen gegen fünf verschiedene ICPs. Ein Datensatz, der sich manuell schlicht nicht hätte aufbauen lassen.

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Jeder Kontakt kategorisiert statt geschätzt. Das Scoring zeigt nicht nur, ob ein Kontakt relevant ist, sondern in welcher Rolle: Teilnehmer, Partner oder Sponsor.

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Ein Verzeichnis mit 518 Anbietern als eigenständiges Produkt. Inklusive Backend, Claim-Funktion und Einreichungsprozess. Entstanden aus der Zusammenarbeit; heute ein Kernbestandteil der Plattform.

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Kein manueller Versand mehr. Die Zeit, die in Auslieferung, Kontaktpflege und Bewertung geflossen wäre, bleibt beim Team für das, wovon die Plattform lebt: Events, Research und Beziehungen.

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Eine Website, die mitarbeitet. Der Relaunch hat nicht nur das Design erneuert, sondern die Prozesse dahinter. Neue Formate, neue Events und neue Inhalte lassen sich anbinden, ohne neue Handarbeit zu erzeugen.

Was wir gelernt haben

Ein Relaunch ist der richtige Moment für Automatisierung. Wer eine neue Website baut, muss ohnehin jedes Formular und jeden Flow anfassen. Das ist die Gelegenheit, die Prozesse dahinter einmal richtig aufzusetzen, statt die alten manuellen Routinen auf einer neuen Oberfläche zu wiederholen.

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Ein Formular ist keine Datenbank. Eine Anmeldung, die nur eine Benachrichtigung erzeugt, verschiebt Arbeit. Auslieferung, CRM-Eintrag und Scoring gehören in denselben automatisierten Flow. Sonst bleibt der wertvollste Teil der Daten ungenutzt.

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Mehrere Zielgruppen brauchen mehrere Scores. Ein einzelner ICP-Score funktioniert, wenn es einen Idealkunden gibt. Das Private Markets Forum hat mehrere: Teilnehmer, Partner, Sponsoren – jeweils mit eigenem Profil. Das Scoring musste diese Realität abbilden. Sonst wären relevante Kontakte durchgerutscht – nicht, weil sie nicht passen, sondern weil sie anders passen.

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Engagement ist ein Signal, das man abholen muss. Die Menschen, die mit Marc Andrews Posts interagieren, haben ihr Interesse bereits gezeigt. Sie systematisch zu identifizieren und zu kategorisieren, kostet automatisiert fast nichts. Sie zu ignorieren, kostet Kontakte, die man nie kennenlernt.

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Die besten Projekte entstehen manchmal unterwegs. Das Verzeichnis stand in keinem Briefing. Es entstand, weil die laufende Zusammenarbeit sichtbar machte, was zur Plattform passt. Mit einem klar umrissenen Automatisierungsprojekt zu starten heißt nicht, dort stehen bleiben zu müssen.

Läuft eure Website nur – oder arbeitet sie mit?

Ihr sammelt über eure Website Anmeldungen, Downloads und Anfragen – aber genau dort beginnt die Handarbeit? Kontakte landen im Postfach statt im CRM, und Bauchgefühl entscheidet, wer wirklich relevant ist? Auf euren Kanälen liegt Engagement, das nie zu Gesprächen wird?

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Wir bauen die Automatisierungsebene dahinter: Formulare, die liefern und dokumentieren. Kontakte, die automatisch angereichert und gescort werden. Und wenn sich unterwegs zeigt, dass ein Produkt fehlt, bauen wir das auch.

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Lasst uns in einem unverbindlichen Gespräch über eure konkreten Datenflüsse sprechen.

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