Wie RoboService seinen Inbound-Flow automatisierte – und keinen Lead mehr verliert

Der Kunde
‍RoboService begleitet Industrieunternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz beim Einstieg in humanoide Robotik – von der ersten Prozessanalyse über die Auswahl geeigneter Systeme bis hin zur Einführung als produktiver Pilot in realen Fertigungsumgebungen. Die Dienstleistung ist klar positioniert: kein Großprojekt, kein Risiko auf der grünen Wiese, sondern ein strukturierter, pragmatischer Einstieg über klar abgegrenzte Pilotprojekte. Einzelne Prozesse oder Abteilungen sammeln reale Erfahrungen, erfolgreiche Anwendungen werden schrittweise skaliert.

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Humanoide Roboter entwickeln sich gerade zu einem ernsthaften Thema in der Industrie. Was lange wie Zukunftsmusik klang, wird für Produktions- und Logistikunternehmen zunehmend greifbar und konkret. Immer mehr Entscheider beschäftigen sich aktiv damit, wie ein sinnvoller Einstieg aussehen könnte. RoboService ist für genau diese Unternehmen die erste Anlaufstelle – und bekommt entsprechend wachsende Aufmerksamkeit über den Inbound-Kanal.

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Das Problem: Ein Inbound-Kanal mit Potenzial, aber zu vielen Lücken
‍Mit wachsender Nachfrage wuchsen auch die Schwachstellen im bestehenden Prozess. Nicht weil das Grundprinzip falsch war, sondern weil der Ablauf an mehreren Stellen zu viel dem Zufall überließ.

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Das erste Problem: Viele Interessenten beginnen das Kontaktformular auszufüllen – und brechen dann mittendrin ab. Vielleicht klingelt das Telefon, vielleicht wird die nächste Frage zu aufwendig, vielleicht lenkt irgendetwas ab. Das Ergebnis: Menschen, die bereits signalisiert haben, dass sie Interesse haben, verschwinden lautlos. Keine Spur, kein Follow-up möglich. Leads, die bereits im System hätten sein können, gehen verloren.
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Das zweite Problem: Nicht jede Anfrage kann heute schon bedient werden. Ein Unternehmen, das noch am Anfang seiner Überlegungen steht, braucht eine andere Reaktion als ein Entscheider, der konkret in den nächsten Monaten eine Lösung sucht.
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Das System bewertet jede Anfrage automatisch und ordnet sie einer von zwei Kategorien zu: A-Leads, bei denen alle Voraussetzungen für ein konkretes Projekt gegeben sind, und B-Leads, bei denen zunächst weitere Qualifizierung sinnvoll ist. Diese Unterscheidung passiert ohne manuellen Aufwand – und stellt sicher, dass das Sales-Team seine Zeit dort investiert, wo sie am meisten bringt.
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Die Lösung: Ein vollautomatisierter Inbound-Flow, der keinen Lead verliert
‍Gemeinsam mit bakedwith und der Frankfurter Agency JULINQ entwickelte RoboService einen vollautomatisierten Inbound-Flow, der jeden Kontaktpunkt vom ersten Klick auf das Formular bis zum gebuchten Sales-Gespräch lückenlos abbildet. Technische Basis: HeyFlow für das Formular-Frontend, n8n als Automatisierungsrückgrat und OpenAI für intelligente Datenanreicherung.

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So funktioniert der Prozess im Detail:

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Schritt 1: Das mehrstufige Formular als Qualifizierungsmaschine
‍Statt eines einfachen Kontaktformulars durchläuft jeder Interessent ein strukturiertes Multi-Step-Formular. In den ersten Schritten werden Basisinformationen erfasst: Name, Unternehmen, E-Mail, Telefonnummer – gefolgt von zwei entscheidenden Qualifizierungsfragen: Wie viele Mitarbeitende hat das Unternehmen? Und aus welcher Industrie kommt es? Diese zwei Fragen sind der Schlüssel für alles, was danach passiert.

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Schritt 2: Partial Submit – kein Abbrecher geht verloren
‍Das ist der technisch unscheinbarste, aber strategisch wertvollste Baustein des Systems. Über den Google Tag Manager wurde ein sogenannter Partial Submit implementiert: Sobald jemand auch nur die ersten Schritte des Formulars ausgefüllt hat und dann abbricht, werden die bereits eingegebenen Daten trotzdem gespeichert. Das System legt in Pipedrive automatisch einen Deal in der Nurture-Pipeline an, markiert die Stage als „Inbound – No Contact" und erstellt einen Task für den nächsten Tag mit dem Vermerk „Check Partial Submit". Was vorher still verschwand, landet jetzt im System – als konkreter Hinweis, dass hier jemand Interesse gezeigt hat, aber noch einen Anlass braucht, um den nächsten Schritt zu machen.

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Schritt 3: Lead Scoring – A oder B?
‍Sobald das Formular vollständig abgesendet wurde, prüft das System in Sekunden anhand klarer Logik, ob es sich um einen A-Lead oder einen B-Lead handelt.

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A-Lead ist, wer mehr als fünfhundert Mitarbeitende hat und aus einer der Kernbranchen Logistik oder Fertigung kommt. Diese Kombination zeigt: Das Unternehmen ist groß genug für einen sinnvollen Robotereinsatz, die Branche passt, und die Wahrscheinlichkeit eines konkreten Projekts ist hoch.

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B-Lead ist, wer aus dem Sondermaschinenbau kommt oder die Größenschwelle nicht erreicht. B-Leads landen in einem separaten Flow und werden durch das Sales-Team manuell bewertet, bevor sie weiterbearbeitet werden.

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Schritt 4: Der A-Lead-Flow – vom Formular zum Gespräch ohne Reibungsverlust
‍Qualifiziert sich jemand als A-Lead, läuft im Hintergrund sofort eine Kette von Aktionen an. Das System legt automatisch einen Deal in der Haupt-Pipeline an, inklusive aller ausgefüllten Antworten. Parallel startet ein Data Enrichment: Website des Unternehmens, eine kompakte Unternehmensbeschreibung und der offizielle Unternehmensname aus dem Impressum werden automatisch ergänzt. Das Sales-Team hat beim ersten Blick auf den Deal schon den nötigen Kontext – ohne selbst recherchieren zu müssen.

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Gleichzeitig werden Conversion-Events für Google Ads und LinkedIn ausgelöst, mit einem Wert, der den tatsächlichen Qualitätsunterschied gegenüber einem B-Lead in der Werbeoptimierung sichtbar macht.

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Zehn Minuten nach dem Formularabsenden geht automatisch eine E-Mail an den Lead mit dem Link zur direkten Terminbuchung. Nicht nach einem Tag, nicht nach einer Stunde – zehn Minuten. Der Moment, in dem das Interesse am frischesten ist, wird genutzt.

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Bucht der Lead einen Termin, wird der Follow-Up-Task in Pipedrive automatisch abgehakt und durch einen neuen Task „Call" ersetzt, terminiert auf den gewählten Tag. Bucht er nicht, bleibt der Task offen – ein klares Signal an das Team, dass hier manuelles Nachfassen nötig ist. Einen Tag vor dem gebuchten Termin geht automatisch eine Erinnerungsmail raus.

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Schritt 5: Der B-Lead-Flow – tiefere Qualifizierung statt vorschnelle Absage
‍B-Leads werden nicht abgewimmelt – sie werden besser verstanden. Wer als B-Lead ins System kommt, durchläuft weitere Formularschritte: Welchen konkreten Anwendungsfall möchte das Unternehmen automatisieren? Wie komplex ist der Prozess? Wann ist ein Kauf geplant? Welches Budget steht zur Verfügung?

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Diese Antworten landen gemeinsam mit einem automatisch erstellten Task beim Sales-Team. Auf Basis dieser Informationen entscheidet ein Mensch: Passt das doch? Dann wird der Calendly-Link gesendet und der Prozess läuft wie beim A-Lead weiter. Passt es nicht? Dann geht eine wertschätzende Absage raus – mit einem Hinweis auf den aktuellen technischen Stand und einer Einladung, in der Nurture-Kampagne zu bleiben. Denn der Markt entwickelt sich, und der B-Lead von heute kann der A-Lead von morgen sein.

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Schritt 6: Nurture als strategischer Kanal
‍Wer heute nicht kauft oder noch nicht qualifiziert ist, verschwindet nicht. Alle relevanten Kontakte – sowohl Partial-Submit-Abbrecher als auch B-Leads in der Warteschleife – laufen in eine Pipedrive Campaigns Nurture-Strecke. Das hält RoboService im Bewusstsein der Interessenten, genau dann, wenn die Entscheidung konkreter wird.

Die Ergebnisse: Aus einem lückenhaften Prozess wird ein verlässlicher Vertriebskanal

Kein Abbrecher geht mehr verloren: Durch den Partial Submit werden Formularabbrecher systematisch erfasst und nachgefasst – ein Kontaktpotenzial, das vorher vollständig unsichtbar war

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Klare Priorisierung im Sales-Team: Die automatische A/B-Unterscheidung sorgt dafür, dass die relevantesten Leads sofort die höchste Aufmerksamkeit bekommen, während B-Leads strukturiert weiterqualifiziert werden

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Maximale Geschwindigkeit zum richtigen Zeitpunkt: Der automatische Reminder zehn Minuten nach Formularabsenden trifft den Lead genau im Moment des höchsten Interesses – ohne dass das Sales-Team dabei aktiv sein muss

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Volle Transparenz im CRM: Jeder Deal landet mit allen Qualifizierungsdaten und angereichertem Unternehmensprofil direkt in Pipedrive – kein manuelles Übertragen, keine vergessenen Informationen

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Werbeoptimierung mit echten Qualitätssignalen: Durch differenzierte Conversion-Values für A- und B-Leads lernen Google Ads und LinkedIn Campaigns, welche Zielgruppen wirklich konvertieren

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Skalierbar ohne proportionales Teamwachstum: Der gesamte Flow läuft vollautomatisch. Ob zwanzig oder zweihundert Anfragen im Monat – der Prozess hält mit

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Was wir gelernt haben

Partial Submit ist unterschätztes Gold. Die meisten Unternehmen messen nur, wer das Formular vollständig absendet. Dabei sitzen in den Abbrüchen oft genauso qualifizierte Interessenten, die einfach im falschen Moment unterbrochen wurden. Sie zu erfassen kostet nichts außer dem richtigen Setup.

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Scoring muss einfach und binär sein. Komplexe Punktesysteme klingen gut in der Theorie. In der Praxis braucht ein automatisierter Flow klare Entscheidungen: A oder B, ja oder nein. Die Einfachheit des Scorings ist seine Stärke.

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Zehn Minuten schlagen vierundzwanzig Stunden. Der Unterschied zwischen einer E-Mail, die zehn Minuten nach dem Formularabsenden ankommt, und einer, die am nächsten Tag kommt, ist enorm. Der Kontext ist noch frisch, die Entscheidung noch nicht abgekühlt.

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B-Leads sind keine schlechten Leads. Sie sind Leads mit einem anderen Zeithorizont. Wer heute nicht passt, kann in sechs Monaten der perfekte Kunde sein – wenn man ihn nicht verloren hat.

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Automatisierung und manuelle Kontrolle schließen sich nicht aus. Beim B-Lead-Flow entscheidet am Ende ein Mensch. Das ist kein Fehler im System – es ist Absicht. Die Kunst liegt darin, die richtigen Entscheidungen zu automatisieren und menschliche Einschätzung dort zu belassen, wo sie wirklich gebraucht wird.

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Habt ihr ähnliche Lücken in eurem Inbound-Prozess?‍

Ihr bekommt Anfragen, aber zu viele fallen durchs Raster? Formulare werden begonnen und nicht fertig ausgefüllt? Das Sales-Team verbringt zu viel Zeit mit manueller Nachverfolgung und zu wenig in echten Gesprächen?

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Wir bauen euch einen Inbound-Flow, der keinen Lead verliert, jeden Kontakt automatisch qualifiziert und euer CRM in Echtzeit mit den richtigen Daten befüllt. Vollautomatisch, messbar, skalierbar.

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Lasst uns in einem unverbindlichen Gespräch über euren konkreten Prozess sprechen.

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