Seit dem 2. Februar 2025 gilt eine neue Realität für Unternehmen, die KI einsetzen: Artikel 4 des EU AI Act verlangt, dass sich Anbieter und Betreiber von KI-Systemen um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei allen Mitarbeitenden kümmern, die mit KI-Systemen arbeiten. Die gute Nachricht: Es gibt keine starre Zertifikatspflicht, und seit einer Gesetzesänderung im Sommer 2026 ist die Vorschrift sogar noch etwas praxisnäher gefasst. Die Herausforderung bleibt trotzdem: Ihr solltet zeigen können, dass eure Teams wissen, was sie tun.
Dieser Artikel erklärt, was die KI-Schulung für Mitarbeiter konkret bedeutet, wer betroffen ist und wie ihr die Kompetenzpflicht praktisch umsetzt – ohne unnötigen Overhead.
Was verlangt Artikel 4 des EU AI Act genau?
Die rechtliche Grundlage ist präziser als viele vermuten – hat sich aber vor Kurzem verändert. Ursprünglich verpflichtete Artikel 4 Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz "sicherzustellen" – eine relativ strenge Formulierung. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, die Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst hat, wurde das etwas abgeschwächt: Anbieter und Betreiber müssen seitdem Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen – ein bestimmtes Kompetenzniveau für jede einzelne Person müssen sie dabei nicht mehr garantieren. Aus der ursprünglichen Ergebnispflicht ist damit eine Bemühenspflicht geworden. Der Gesetzgeber begründet das damit, dass eine strenge Garantiepflicht nicht für alle Unternehmen passend sei und gerade kleinere Betriebe unnötig belaste.
Was sich dabei nicht geändert hat: Gemeint sind weiterhin alle Personen, die im Auftrag eurer Organisation KI-Systeme entwickeln, einsetzen oder betreiben – einschließlich externer Dienstleister und Freelancer. Die Verordnung schreibt nach wie vor kein fixes Schulungsformat vor. Es gibt keine Mindeststundenzahl, kein verbindliches Curriculum und keine Pflicht zu einem bestimmten Zertifikat. Was zählt, ist der Nachweis, dass eure Maßnahmen zum Risikokontext und zur Rolle der jeweiligen Person passen.
Die Kompetenzpflicht gilt dabei unabhängig von der Risikoklasse des KI-Systems. Ob ihr ChatGPT für interne Recherchen nutzt oder ein hochriskantes KI-System zur Personalauswahl betreibt – in beiden Fällen solltet ihr dafür sorgen, dass die Nutzenden verstehen, was sie tun. Bei Hochrisiko-Systemen kommt sogar noch eine zusätzliche, spezifischere Pflicht dazu: Artikel 26 des AI Act verlangt von Betreibern solcher Systeme separat, dass ihr Personal ausreichend geschult ist und eine wirksame menschliche Aufsicht ausüben kann. Diese Pflicht besteht zusätzlich zur allgemeinen Kompetenzpflicht aus Artikel 4 und ist deutlich konkreter gefasst.
Wichtig für die Dringlichkeit: Seit dem 2. August 2026 ist in Deutschland die Bundesnetzagentur als zentrale Marktüberwachungsbehörde für den AI Act zuständig und darf seitdem Unterlagen anfordern, Systeme prüfen und Abhilfemaßnahmen verlangen. Was bislang eher abstrakt klang, hat damit jetzt eine konkrete Aufsichtsstruktur bekommen.
Suchst du nach einer vollständigen Übersicht aller Pflichten und Fristen? In unserem Leitfaden zur EU AI Act Readiness erfährst du, wie du deine Organisation rechtssicher aufstellst.
Für wen gilt die KI-Schulungspflicht konkret?
Die Schulungspflicht richtet sich an drei Hauptgruppen. Zunächst an alle Unternehmen, die KI-Systeme selbst entwickeln oder anbieten. Das betrifft nicht nur Tech-Konzerne, sondern auch Mittelständler, die beispielsweise KI-gestützte Produktionssteuerung oder automatisierte Kundenkommunikation entwickeln.
Dazu kommen alle Organisationen, die KI-Systeme einsetzen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Wenn euer Marketingteam ein KI-Tool zur Content-Erstellung nutzt, wenn die Personalabteilung KI-gestützte Bewerbungsanalysen einsetzt oder wenn der Vertrieb mit Predictive-Analytics-Systemen arbeitet, seid ihr betroffen. Und schließlich umfasst die Pflicht auch Behörden und öffentliche Stellen, die KI-Systeme nutzen – sie ist also nicht auf die Privatwirtschaft beschränkt, sondern gilt überall dort, wo KI zum Einsatz kommt.
Innerhalb eurer Organisation sind verschiedene Rollen unterschiedlich stark betroffen:
- Entwickler und technische Teams: Sie brauchen tiefgehendes Verständnis von KI-Architekturen, Modellverhalten und möglichen Verzerrungen
- Anwender im Tagesgeschäft: Hier reicht oft ein Grundverständnis der Funktionsweise und der Grenzen des jeweiligen Systems
- Führungskräfte und Entscheider: Sie müssen die strategischen und rechtlichen Implikationen verstehen
- Externe Partner: Auch Dienstleister und Freelancer, die für euch KI-Systeme betreiben, fallen unter die Schulungspflicht
Wie erfüllt ihr die Kompetenzpflicht praktisch?
Der Gesetzgeber setzt auf Organisationsverantwortung statt auf Formalkram. Das gibt euch Gestaltungsspielraum – verlangt aber auch eine durchdachte Dokumentation. Konkret lassen sich mehrere Maßnahmen kombinieren, um die Anforderungen zu erfüllen.
Interne Schulungen und Workshops sind der klassische Ansatz. Die KI-Schulung für Mitarbeiter kann dabei unterschiedliche Formate haben: von halbtägigen Einführungsworkshops für neue Tools bis zu mehrtägigen Intensivschulungen für Entwicklerteams. Wichtig ist, dass die Inhalte zur jeweiligen Rolle passen.
Online-Schulungen und E-Learning bieten Flexibilität und Skalierbarkeit. Es gibt inzwischen zahlreiche Anbieter von KI-Schulungen online, sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Varianten. Plattformen wie Coursera oder edX bieten spezifische KI-Kurse, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Ob ihr eine KI-Schulung mit Zertifikat wählt oder nicht, bleibt euch überlassen – entscheidend ist die dokumentierte Teilnahme und der Kompetenznachweis.
In größeren Organisationen funktionieren Multiplikatoren-Modelle besonders gut: Ihr bildet interne KI-Experten aus, die dann ihr Wissen an die jeweiligen Fachbereiche weitergeben. Das spart Kosten und sorgt für praxisnahe Vermittlung. Richtlinien und Leitfäden ergänzen formelle Schulungen sinnvoll – entwickelt interne Dokumentationen, die typische Anwendungsfälle, Best Practices und Do's & Don'ts für eure spezifischen KI-Systeme beschreiben. Das macht die Kompetenzanforderungen greifbar und gibt euren Teams eine praktische Orientierung.
Besonders wichtig bleibt in jedem Fall die Dokumentation. Haltet fest, wer wann welche Schulung absolviert hat, welche Qualifikationen vorliegen und wie ihr die Kompetenz im laufenden Betrieb sicherstellt. Das kann eine einfache Übersicht in eurem HR-System sein – Hauptsache, ihr könnt im Zweifelsfall nachweisen, dass ihr eurer Sorgfaltspflicht nachgekommen seid. Gerade seit die Bundesnetzagentur seit August 2026 aktiv prüfen darf, lohnt sich diese Dokumentation mehr denn je.
Was kostet die Umsetzung der KI-Schulungspflicht?
Die Kosten variieren stark je nach Unternehmensgröße und gewähltem Ansatz. Eine KI-Schulung für Unternehmen durch externe Anbieter liegt typischerweise zwischen 500 und 2.000 Euro pro Person für ein umfassendes Programm, kompaktere Online-Formate starten teils schon bei 80 bis 300 Euro pro Person. Inhouse-Workshops für ganze Teams bewegen sich meist im Bereich von 2.500 bis 7.000 Euro pro Tag.
Für kleinere Teams oder erste Schritte gibt es auch KI-Schulung für Mitarbeiter kostenlos – viele Plattformen bieten Grundlagenkurse ohne Gebühr an. Ihr verzichtet dann meist auf individuelle Anpassungen und Zertifikate, sammelt aber erste Erfahrungen. Alternativ könnt ihr auf interne Ressourcen setzen: Wenn ihr bereits KI-Expertise im Haus habt, lassen sich mit überschaubarem Zeitaufwand eigene Schulungsformate entwickeln, die exakt zu euren Systemen und Prozessen passen.
Langfristig lohnt sich meist ein hybrider Ansatz: externe Schulungen für Grundlagen und spezialisierte Themen, ergänzt durch interne Formate für systemspezifische Details und regelmäßige Updates.
Was unterscheidet gute von schlechten KI-Schulungen?
Nicht jede Schulung erfüllt die Anforderungen gleichermaßen gut. Achtet auf folgende Kriterien bei der Auswahl von Schulungsangeboten oder der Entwicklung interner Programme:
Praxisbezug statt Theorie-Overload: Die Schulung sollte konkrete Anwendungsfälle aus eurem Arbeitsalltag aufgreifen. Abstrakte KI-Theorie bringt wenig, wenn Mitarbeitende nicht verstehen, wie sie das Gelernte anwenden sollen.
Rollenspezifische Inhalte: Ein Entwickler braucht andere Kompetenzen als jemand, der KI-Tools nur anwendet. Gute Schulungsprogramme differenzieren nach Zielgruppen.
Aktualität der Inhalte: KI entwickelt sich rasant. Schulungen, die nur generische Grundlagen vermitteln, veralten schnell. Achtet darauf, dass auch aktuelle Entwicklungen und neue Risiken thematisiert werden.
Rechtliche Einordnung: Eine solide KI-Schulung für Unternehmen behandelt auch die rechtlichen Rahmenbedingungen – von Datenschutz über den AI Act bis zu branchenspezifischen Vorgaben.
Dokumentierbare Lernerfolge: Ob Teilnahmezertifikat, Abschlusstest oder dokumentierte Fallstudien – ihr braucht nachweisbare Belege, dass die Schulung absolviert wurde und Wissen vermittelt hat.
„Es geht hier nicht um graue Paragraphen, sondern um die Praxis: Nur wer KI-Tools richtig versteht, nutzt sie produktiv – und verhindert gleichzeitig Datenlecks oder Fehlentscheidungen.“
Fazit: Kompetenzpflicht als Chance begreifen
Die KI-Schulungspflicht nach Artikel 4 des EU AI Act mag zunächst wie eine weitere Compliance-Hürde wirken. Tatsächlich ist sie aber eine sinnvolle Maßnahme: Unternehmen, die KI einsetzen, ohne ihre Teams entsprechend vorzubereiten, riskieren nicht nur regulatorische Probleme, sondern auch operative Fehlentscheidungen. Und auch wenn die Sommer-2026-Reform die Pflicht von einer Garantie- zu einer Bemühenspflicht abgeschwächt hat, ändert das wenig daran, dass eine dokumentierte, durchdachte Schulung im eigenen Interesse jedes Unternehmens liegt – gerade jetzt, wo die Bundesnetzagentur aktiv prüfen kann.
Der beste Einstieg: Verschafft euch zunächst einen Überblick, welche KI-Systeme in eurer Organisation im Einsatz sind und wer damit arbeitet. Entwickelt daraus ein abgestuftes Schulungskonzept, das zu euren Ressourcen passt. Fangt mit den kritischsten Systemen und Rollen an und baut das Programm schrittweise aus. Dokumentiert eure Maßnahmen von Anfang an – das spart später Aufwand und schafft Rechtssicherheit.
FAQ: Häufige Fragen zur KI-Schulungspflicht
Für wen ist eine KI-Schulung Pflicht?
Die Pflicht gilt für alle Personen, die im Auftrag eurer Organisation KI-Systeme entwickeln, betreiben oder nutzen. Das umfasst eigene Mitarbeitende ebenso wie beauftragte Dienstleister und Freelancer, unabhängig von der Risikoklasse des KI-Systems. Seit der Gesetzesänderung im Juli 2026 handelt es sich formal um eine Unterstützungspflicht statt einer strikten Garantiepflicht – praktisch ändert das aber wenig daran, dass ihr eure Maßnahmen dokumentieren solltet.
Was kostet eine KI-Schulung?
Die Kosten variieren je nach Format und Umfang. Kompakte Online-Kurse gibt es schon ab rund 80 bis 300 Euro pro Person, umfassendere externe Programme liegen meist zwischen 500 und 2.000 Euro pro Person, und Inhouse-Workshops für ganze Teams kosten typischerweise 2.500 bis 7.000 Euro pro Tag. Es gibt aber auch kostenlose Online-Kurse für Grundlagen. Interne Schulungen verursachen vor allem Zeitaufwand, können aber präziser auf eure Systeme zugeschnitten werden.
Wie schult man Mitarbeiter für KI?
Kombiniert am besten verschiedene Formate: externe Schulungen für Grundlagen, interne Workshops für systemspezifische Details, E-Learning für Flexibilität und Multiplikatoren-Modelle für größere Teams. Wichtig ist die Dokumentation aller Maßnahmen und ein regelmäßiges Update-Konzept.
Was gibt es für KI-Schulungen?
Das Spektrum reicht von Grundlagenkursen über KI-Funktionsweisen bis zu spezialisierten Programmen für Entwickler, Anwender oder Führungskräfte. Formate umfassen Präsenzschulungen, Online-Kurse, Zertifikatsprogramme und interne Workshops. Entscheidend ist, dass die Schulung zur Rolle und zum Einsatzkontext passt.
Brauche ich für jedes KI-Tool eine separate Schulung?
Nein, aber ihr solltet sicherstellen, dass Nutzende die spezifischen Funktionen, Grenzen und Risiken jedes eingesetzten Systems verstehen. Bei ähnlichen Tools reicht oft eine Grundlagenschulung plus kurze Einführung in die Besonderheiten. Bei hochriskanten oder komplexen Systemen ist eine dedizierte Schulung sinnvoll – hier greift zusätzlich die spezifischere Schulungspflicht aus Artikel 26 des AI Act.
Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
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