Die meisten schlechten KI-Ergebnisse haben eine einfache Ursache: Der Prompt war zu vage. „Schreib mir eine Mail an den Kunden" liefert Durchschnitt. Nennt ihr Empfänger, Inhalt und Länge, bekommt ihr einen Entwurf, den ihr fast so verschicken könnt.
In diesem Artikel findet ihr 40 KI-Prompts für acht Bereiche im Unternehmen, von Marketing bis IT. Jeder Prompt ist so aufgebaut, dass ihr nur die Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen müsst. Die Vorlagen funktionieren in ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot und ähnlichen Assistenten. Am Ende zeigen wir, wann ein Prompt nicht mehr reicht und ihr besser zu einem Skill greift.
Was ist ein guter KI-Prompt?
Ein guter KI-Prompt sagt der KI, welche Aufgabe sie erledigen soll und mit welchem Material sie arbeitet. Er nennt außerdem, für wen das Ergebnis gedacht ist und wie es aussehen soll. Je konkreter Ziel, Kontext und Format, desto brauchbarer die Antwort. Grenzen wie „erfinde keine Zahlen" verhindern typische Fehler.
Alle Vorlagen in diesem Artikel folgen diesem Aufbau. Fünf Bausteine tauchen immer wieder auf:
- Aufgabe: Was genau soll entstehen, etwa ein Entwurf, eine Tabelle oder eine Bewertung.
- Material: Notizen, Texte oder Zahlen, mit denen die KI arbeitet.
- Zielgruppe: Für wen das Ergebnis ist, damit Ton und Detailtiefe passen.
- Format: Länge, Gliederung und Form, etwa „höchstens 150 Wörter" oder „als Tabelle".
- Grenzen: Was die KI nicht tun soll, zum Beispiel Fakten erfinden oder Preise nennen.
Wie ihr Prompts darüber hinaus verbessert, erklärt unser Artikel zum Prompt Engineering. Spezielle Befehle für ChatGPT findet ihr in unserer Liste der ChatGPT-Befehle.
So nutzt ihr die Vorlagen
Kopiert einen Prompt, ersetzt alle Angaben in eckigen Klammern und hängt euer Material an. Bittet die KI bei wichtigen Aufgaben, zuerst Rückfragen zu stellen, wenn etwas fehlt. Und prüft jedes Ergebnis, bevor es nach außen geht, gerade bei Zahlen und Namen.
Ein Hinweis zum Datenschutz: Personenbezogene Daten von Kunden, Bewerbern oder Mitarbeitenden gehören nur in Firmenkonten mit Auftragsverarbeitungsvertrag, etwa ChatGPT Business. In privaten Konten solltet ihr Namen und Details vorher entfernen. Mehr dazu in KI und Datenschutz.
KI-Prompts für das Marketing
Im Marketing sparen Prompts vor allem beim ersten Entwurf Zeit. Den Feinschliff und die Freigabe übernehmt ihr selbst.
1. LinkedIn-Post aus Stichpunkten
Schreibe einen LinkedIn-Post für [Unternehmen] zum Thema [Thema]. Zielgruppe: [Zielgruppe]. Nutze diese Stichpunkte: [Stichpunkte]. Der Post beginnt mit einem konkreten ersten Satz, hat höchstens 1.200 Zeichen und kurze Absätze und endet mit einer Frage an die Leser. Keine Hashtag-Listen, keine Emojis, keine erfundenen Zahlen oder Kundenbeispiele.
2. Content-Ideen aus Kundenfragen
Hier sind Fragen, die Kunden uns häufig stellen: [Liste]. Leite daraus 10 Ideen für Blogartikel oder Posts ab. Nenne für jede Idee einen Arbeitstitel, die Frage, die der Beitrag beantwortet, und das passende Format: Ratgeber, Checkliste, Vergleich oder Fallbeispiel. Sortiere nach dem Nutzen für [Zielgruppe].
3. Newsletter-Entwurf
Erstelle einen Newsletter-Entwurf für [Zielgruppe] zum Thema [Thema]. Material: [Notizen oder Links]. Liefere drei Betreffzeilen mit höchstens 45 Zeichen, eine Vorschauzeile und einen Text mit höchstens 250 Wörtern. Der Text endet mit genau einem Handlungsaufruf: [Ziel, etwa Termin buchen].
4. Landingpage aus Kundensicht prüfen
Prüfe den folgenden Text unserer Landingpage aus Sicht von [Zielgruppe]: [Text]. Beantworte: Versteht man in fünf Sekunden, was wir anbieten und für wen? Welche Einwände bleiben offen? Welche Aussagen sind zu allgemein? Schlage für die drei schwächsten Stellen konkrete Neuformulierungen vor.
5. Anzeigenvarianten
Schreibe 5 Varianten für eine [Google- oder LinkedIn-]Anzeige für [Produkt]. Zielgruppe: [Zielgruppe]. Hauptnutzen: [Nutzen]. Jede Variante nutzt einen anderen Ansatz: Problem, Ergebnis, Zahl, Frage, Vergleich. Halte diese Zeichengrenzen ein: [Grenzen]. Verwende keine Versprechen, die wir nicht belegen können.
KI-Prompts für den Vertrieb
Im Vertrieb helfen Prompts bei der Vorbereitung, beim Nachfassen und beim Üben schwieriger Gespräche.
6. Gesprächsvorbereitung
Ich habe einen Termin mit [Firma], Ansprechpartner ist [Rolle]. Das wissen wir bisher: [Notizen]. Hier ist der Text ihrer Website: [Text]. Erstelle eine Gesprächsvorbereitung mit drei Vermutungen zu ihren aktuellen Herausforderungen, fünf offenen Fragen für das Gespräch und zwei möglichen Einwänden samt Antwort. Kennzeichne, was Vermutung ist und was aus der Quelle stammt.
7. Follow-up nach dem Gespräch
Hier sind meine Notizen aus dem Gespräch mit [Firma]: [Notizen]. Schreibe eine Follow-up-Mail mit höchstens 150 Wörtern. Sie fasst die drei wichtigsten Punkte zusammen, nennt die vereinbarten nächsten Schritte mit Datum und endet mit einer konkreten Frage. Ton: [Ton, etwa freundlich und direkt].
8. Einwände trainieren
Spiele einen skeptischen Einkaufsleiter aus der Branche [Branche], dem wir [Produkt] verkaufen wollen. Bringe nacheinander die fünf härtesten Einwände vor und warte jeweils auf meine Antwort. Bewerte danach jede meiner Antworten kurz: Was hat überzeugt, was nicht, und wie hätte ich es besser formulieren können?
9. Leistungsbeschreibung für ein Angebot
Formuliere die Leistungsbeschreibung für ein Angebot an [Firma]. Ausgangslage des Kunden: [Ausgangslage]. Unsere Leistung: [Leistungen]. Gliedere in Ausgangslage, Ziel, Leistungsumfang, Ablauf und Ergebnis. Schreibe sachlich und ohne Werbesprache. Lass Preise und Konditionen weg, die ergänze ich selbst.
10. Profil des idealen Kunden
Hier sind unsere fünf besten Kunden mit Branche, Größe und dem Grund, warum sie gekauft haben: [Liste]. Leite daraus ein Profil unseres idealen Kunden ab: gemeinsame Merkmale, typische Auslöser für den Kauf, wer entscheidet und woran wir passende Firmen erkennen. Nenne zum Schluss, welche Angaben dir für ein klareres Bild fehlen.
KI-Prompts für den Kundenservice
Im Kundenservice zählt der richtige Ton. Gute Prompts geben der KI deshalb immer die Fakten zum Fall mit, damit sie nichts zusagt, was ihr nicht halten könnt.
11. Antwort auf eine Beschwerde
Ein Kunde hat sich so beschwert: [Nachricht]. Fakten zum Fall: [Fakten]. Schreibe eine Antwort, die das Problem konkret anerkennt, erklärt, was wir tun, und einen klaren nächsten Schritt nennt. Keine Floskeln wie „Wir bedauern die Unannehmlichkeiten" und keine Zusagen, die nicht in den Fakten stehen.
12. FAQ aus Kundenanfragen
Hier sind [Anzahl] anonymisierte Kundenanfragen aus den letzten Wochen: [Anfragen]. Gruppiere sie nach Themen und zähle, wie oft jedes Thema vorkommt. Formuliere für die fünf häufigsten Themen je eine FAQ-Frage mit einer kurzen, verständlichen Antwort auf Basis dieser Produktinfos: [Produktinfos].
13. Langen Mailverlauf zusammenfassen
Fasse diesen Mailverlauf zusammen: [Verlauf]. Gliedere in: Worum geht es, was ist bisher passiert, was ist offen und wer muss als Nächstes was tun. Höchstens zehn Zeilen. Zitiere Zusagen und Fristen wörtlich.
14. Antwortbausteine für häufige Anfragen
Erstelle Antwortbausteine für diese fünf häufigen Anfragen: [Anfragen]. Jeder Baustein hat höchstens 80 Wörter, einmal als Mail und einmal als kürzere Chat-Version. Ton: [Ton]. Markiere Stellen, die im Einzelfall ergänzt werden müssen, mit [ergänzen].
15. Ton einer Antwort prüfen
Prüfe diese Antwort an einen Kunden auf Ton und Verständlichkeit: [Antwort]. Zum Kunden: [kurze Beschreibung, etwa verärgerter Stammkunde]. Nenne die Sätze, die abweisend oder zu technisch wirken, und schlage eine überarbeitete Fassung vor, die inhaltlich nichts verändert.
KI-Prompts für Personal und Recruiting
Im Personalbereich gilt besonders: keine echten Namen und keine sensiblen Daten in private KI-Konten. Die folgenden Prompts kommen ohne aus.
16. Stellenanzeige
Schreibe eine Stellenanzeige für [Position] bei [Unternehmen] in [Ort, remote oder hybrid]. Aufgaben: [Aufgaben]. Anforderungen, getrennt nach Muss und Kann: [Anforderungen]. Was wir bieten: [Benefits]. Schreibe konkret, ohne Floskeln wie „dynamisches Team", geschlechtergerecht und mit höchstens 350 Wörtern.
17. Interviewleitfaden
Erstelle einen Interviewleitfaden für [Position]. Die drei wichtigsten Anforderungen sind: [Anforderungen]. Formuliere zu jeder Anforderung zwei Fragen nach einem konkreten Erlebnis, etwa „Erzählen Sie von einer Situation, in der…". Notiere jeweils, woran eine starke Antwort zu erkennen ist.
18. Onboarding-Plan für 30 Tage
Erstelle einen Onboarding-Plan für die ersten 30 Tage in der Position [Position]. Team: [Team]. Wichtigste Tools: [Tools]. Erste Aufgaben: [Aufgaben]. Gliedere nach Woche 1 bis 4, jeweils mit Zielen, Terminen und einer verantwortlichen Rolle. Lass Namen als Platzhalter stehen.
19. Feedbackgespräch vorbereiten
Hilf mir, ein Feedbackgespräch vorzubereiten. Meine Beobachtungen, ohne Namen: [konkrete Situationen]. Ziel des Gesprächs: [Ziel]. Formuliere einen Einstieg, das Feedback zu jeder Beobachtung als Ich-Botschaft und drei offene Fragen. Bewerte nur das Verhalten, nicht die Person.
20. Interne Ankündigung
Formuliere eine interne Mitteilung an alle Mitarbeitenden zu [Änderung, etwa neue Homeoffice-Regel]. Fakten: [Fakten]. Die ersten zwei Sätze sagen, was sich ändert und ab wann. Danach folgen der Grund und was jeder tun muss. Höchstens 200 Wörter, verständlich ohne Vorwissen.
KI-Prompts für Finanzen und Controlling
Bei Zahlen ist die KI ein guter Helfer für Formeln, Erklärungen und Berichte. Die Rechnung selbst solltet ihr immer nachprüfen.
21. Excel-Formel erstellen
Ich arbeite in [Excel oder Google Sheets]. In Spalte [A] steht [Inhalt], in Spalte [B] steht [Inhalt]. Ich möchte [Ziel, etwa die Summe aller offenen Rechnungen pro Kunde]. Gib mir die Formel, erkläre sie Schritt für Schritt und nenne einen typischen Fehler, auf den ich achten sollte.
22. Plan-Ist-Abweichungen erklären
Hier sind Plan- und Ist-Werte für [Zeitraum]: [Tabelle]. Finde die drei größten Abweichungen, beschreibe sie in je einem Satz und nenne mögliche Ursachen, die ich prüfen sollte. Rechne die Abweichungen in Prozent und in Euro aus und kennzeichne, wo dir Daten fehlen.
23. Monatsbericht für die Geschäftsführung
Erstelle aus diesen Zahlen einen kurzen Monatsbericht für die Geschäftsführung: [Zahlen]. Aufbau: drei Kernaussagen, eine Tabelle mit den wichtigsten Kennzahlen im Vergleich zum Vormonat und zwei Punkte, die Aufmerksamkeit brauchen. Höchstens eine Seite und keine Fachbegriffe ohne Erklärung.
24. Zahlungserinnerung
Schreibe eine freundliche, aber klare Zahlungserinnerung an [Kunde] für die Rechnung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag], fällig seit [Datum]. Füge die Bankverbindung als Platzhalter ein und bitte um Zahlung bis [Datum]. Höchstens 100 Wörter.
25. Laufende Kosten durchgehen
Hier ist eine Liste unserer laufenden Software- und Dienstleistungskosten mit Anbieter, Betrag und Nutzung: [Liste]. Markiere doppelte oder kaum genutzte Posten, schätze das Sparpotenzial pro Jahr und formuliere zu den drei größten Posten je eine Frage, die ich dem Anbieter stellen sollte.
KI-Prompts für Projekte und Operations
Hier spielt die KI ihre Stärke beim Strukturieren aus: aus Notizen, Gesprächen und Beschreibungen werden Pläne, Protokolle und Anleitungen.
26. Projektplan
Erstelle einen Projektplan für [Projekt]. Ziel: [Ziel]. Frist: [Datum]. Team: [Rollen]. Gliedere in Phasen mit Meilensteinen, Aufgaben, Verantwortlichen und Abhängigkeiten. Nenne zum Schluss die drei größten Risiken und woran wir sie früh erkennen.
27. Meeting-Protokoll
Hier sind das Transkript oder meine Notizen aus dem Meeting: [Text]. Erstelle ein Protokoll mit Teilnehmenden, Entscheidungen, offenen Punkten und Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Übernimm nur, was im Text steht, und markiere unklare Zuständigkeiten.
28. Prozess dokumentieren
So erledigen wir [Prozess, etwa die Auftragsannahme] heute: [Beschreibung]. Mach daraus eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die eine neue Kollegin ohne Vorwissen versteht. Nummeriere die Schritte, nenne pro Schritt das genutzte Tool und markiere Stellen, an denen häufig Fehler passieren.
29. Automatisierungspotenzial finden
Hier ist eine Liste wiederkehrender Aufgaben in unserem Team mit dem geschätzten Zeitaufwand pro Woche: [Liste]. Bewerte jede Aufgabe danach, wie gut sie sich mit KI oder Automatisierung unterstützen lässt, und begründe das kurz. Sortiere nach möglicher Zeitersparnis und nenne für die drei besten Kandidaten einen ersten Schritt.
30. Angebote von Lieferanten vergleichen
Vergleiche diese Angebote von Lieferanten für [Leistung]: [Angebote]. Erstelle eine Tabelle mit Preis, Leistungsumfang, Lieferzeit, Vertragslaufzeit und Auffälligkeiten. Empfiehl danach eine Option und nenne die zwei Fragen, die wir vor der Entscheidung noch klären sollten.
KI-Prompts für die Geschäftsführung
Für die Geschäftsführung ist die KI vor allem ein Sparringspartner: zum Strukturieren von Entscheidungen und zum Hinterfragen eigener Annahmen.
31. Entscheidungsvorlage
Ich muss entscheiden, ob wir [Entscheidung]. Hintergrund: [Infos]. Erstelle eine Entscheidungsvorlage mit Ausgangslage, zwei bis drei Optionen, Vor- und Nachteilen, geschätzten Kosten und einer Empfehlung. Trenne klar zwischen Fakten aus meinen Angaben und Annahmen.
32. Den eigenen Plan hinterfragen
Hier ist unser Plan für [Vorhaben]: [Plan]. Nimm die Rolle eines kritischen Beirats ein. Nenne die fünf schwächsten Annahmen, was passiert, wenn sie nicht eintreten, und welche Information uns am schnellsten zeigt, ob wir richtig liegen.
33. Quartals-Update an das Team
Formuliere ein Quartals-Update der Geschäftsführung an das Team. Inhalte: [Ergebnisse, Veränderungen, Ziele]. Der Text ist ehrlich, auch bei schwierigen Themen, würdigt konkrete Beiträge von Teams und endet mit den Prioritäten für das nächste Quartal. Höchstens 300 Wörter.
34. Überblick über Wettbewerber
Erstelle mit Websuche einen Überblick über unsere Wettbewerber [Namen] im Markt [Markt]. Nutze nur öffentlich verfügbare Informationen und nenne zu jeder Aussage die Quelle. Vergleiche Angebot, Zielgruppe, Preisstrategie und Positionierung in einer Tabelle und leite drei Ansatzpunkte für uns ab.
35. Präsentation gliedern
Ich halte eine Präsentation vor [Publikum] zum Thema [Thema], Dauer [Minuten]. Kernbotschaft: [Botschaft]. Erstelle eine Gliederung mit höchstens [Anzahl] Folien. Pro Folie gibt es eine Überschrift als Aussage, drei Stichpunkte und einen Vorschlag für eine Grafik. Die letzte Folie enthält eine klare Bitte an das Publikum.
KI-Prompts für IT und Daten
Auch ohne eigene IT-Abteilung helfen diese Prompts, Fehler einzuordnen, Anleitungen zu schreiben und Daten in Ordnung zu halten.
36. Fehlermeldung verstehen
Ich bekomme diese Fehlermeldung in [Programm oder Tool]: [Fehlermeldung]. Das habe ich vorher gemacht: [Schritte]. Erkläre in einfachen Worten, was der Fehler bedeutet, nenne die drei wahrscheinlichsten Ursachen und eine Reihenfolge, in der ich sie prüfen sollte.
37. Anleitung für Kollegen
Schreibe eine kurze Anleitung für Kollegen ohne IT-Kenntnisse: [Aufgabe, etwa Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten] in [Tool]. Nummeriere die Schritte, schreibe je Schritt einen Satz und ergänze am Ende einen Abschnitt „Wenn es nicht klappt" mit den zwei häufigsten Problemen.
38. Anforderungen an ein neues Tool
Wir suchen ein Tool für [Zweck]. Diese Anforderungen haben wir gesammelt: [Liste]. Ordne sie nach Muss, Soll und Kann. Ergänze wichtige Punkte, die fehlen, etwa Datenschutz, Schnittstellen und Kosten, und formuliere daraus zehn Fragen für die Gespräche mit Anbietern.
39. Datenliste bereinigen
Hier ist ein anonymisierter Auszug aus unserer Kundenliste: [Daten]. Finde Dubletten, uneinheitliche Schreibweisen und fehlende Pflichtfelder. Liste die Probleme auf und formuliere pro Problem eine Regel, mit der wir die Liste künftig sauber halten.
40. KI-Nutzungsrichtlinie entwerfen
Entwirf eine KI-Nutzungsrichtlinie für unser Unternehmen mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Wir nutzen [Tools und Tarife]. Die Richtlinie regelt auf höchstens einer Seite: erlaubte Tools, welche Daten nicht in KI-Tools gehören, wer Ergebnisse prüft und wen man bei Fragen anspricht. Schreibe verständlich und ohne Juristendeutsch.
Eine solche Richtlinie hilft auch bei der Schulungspflicht nach dem EU AI Act. Was dort verlangt wird, lest ihr in unserem Artikel zur KI-Schulungspflicht.
Wann ein Prompt nicht mehr reicht
Prompts sind ideal für einmalige oder seltene Aufgaben. Spätestens wenn ihr denselben Prompt jede Woche kopiert, lohnt sich ein anderes Werkzeug:
| Situation |
Besser geeignet |
Für wen? |
| Ihr nutzt denselben Prompt jede Woche |
Skill oder Projekt mit festen Anweisungen |
Einzelne mit Routineaufgaben |
| Der Prompt braucht Vorlagen, Styleguides oder Beispieldateien |
Skill, der die Dateien gleich mitbringt |
Teams mit festen Formaten |
| Mehrere Kollegen nutzen denselben Ablauf |
Geteilter Skill im Team-Tarif |
Abteilungen mit gemeinsamen Standards |
| Die Aufgabe soll ohne Chat automatisch laufen |
Workflow mit Tools wie n8n oder Make |
Abläufe zwischen mehreren Systemen |
Ein Skill ist im Kern ein Prompt mit Gedächtnis: Er enthält die Anleitung, Beispiele und Dateien und wird automatisch geladen, wenn die Aufgabe passt. Wie das funktioniert, zeigen unsere Artikel zu Claude Skills und ChatGPT Skills. Für Vorgaben, die in jedem Chat gelten sollen, reichen oft schon benutzerdefinierte Anweisungen.
Soll eine Aufgabe ganz ohne Chat laufen, etwa jede neue Anfrage automatisch zusammenfassen und ins CRM schreiben, ist ein Workflow die bessere Wahl. Wie das aussieht, erklärt unser Artikel KI-Automatisierung einfach erklärt.
Fazit: Gute Prompts sind konkret, und die besten werden zu Skills
Gute KI-Prompts nennen Aufgabe, Material, Zielgruppe, Format und Grenzen. Mit den 40 Vorlagen in diesem Artikel habt ihr für jede Abteilung einen Startpunkt, den ihr nur noch mit euren Angaben füllt. Prüft die Ergebnisse trotzdem immer, besonders bei Zahlen, Namen und allem, was an Kunden geht. Und achtet darauf, welche Prompts ihr immer wieder nutzt: Genau die sind Kandidaten für einen Skill oder einen automatischen Workflow.
Der beste Einstieg: Sucht euch drei Prompts aus diesem Artikel aus, die zu euren häufigsten Aufgaben passen, und nutzt sie eine Woche lang. Passt sie danach an eure Formulierungen an und speichert die besten Versionen an einem Ort, auf den das ganze Team zugreifen kann.
Wenn ihr wissen wollt, welche eurer Aufgaben sich als Skill oder Automatisierung lohnen, sprecht uns für eine KI-Beratung an.
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FAQ: Häufige Fragen zu KI-Prompts
Was ist ein KI-Prompt?
Ein KI-Prompt ist die Anweisung, die ihr einem KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude gebt. Er beschreibt die Aufgabe und liefert das nötige Material. Je genauer der Prompt, desto besser passt das Ergebnis.
Wie schreibe ich einen guten KI-Prompt?
Nennt die Aufgabe, gebt Material und Zielgruppe an und legt Format und Länge fest. Ergänzt Grenzen, etwa „erfinde keine Zahlen". Bei wichtigen Aufgaben lohnt sich der Zusatz, dass die KI zuerst Rückfragen stellen soll.
Funktionieren die Prompts in ChatGPT, Claude und Copilot?
Ja, die Vorlagen sind nicht an ein Tool gebunden. Sie funktionieren in ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot und ähnlichen Assistenten. Für Prompt 34 braucht ihr ein Tool mit Websuche.
Sind Prompts auf Deutsch schlechter als auf Englisch?
Nein, aktuelle KI-Modelle verstehen Deutsch sehr gut. Wichtiger als die Sprache ist, wie konkret ihr formuliert. Schreibt den Prompt am besten in der Sprache, in der ihr auch das Ergebnis braucht.
Wo speichere ich meine besten Prompts?
Für den Anfang reicht ein gemeinsames Dokument im Team. Prompts, die ihr ständig nutzt, legt ihr besser als benutzerdefinierte Anweisungen, in einem Projekt oder als Skill ab. Dann müsst ihr sie nicht jedes Mal kopieren.
Was ist der Unterschied zwischen einem Prompt und einem Skill?
Ein Prompt ist eine einzelne Anweisung, die ihr jedes Mal neu eingebt. Ein Skill speichert Anleitung, Beispiele und Dateien dauerhaft und wird automatisch geladen, wenn eine passende Aufgabe kommt.
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