Die Pflege der Kundenbeziehungen (Customer Relationship Management – CRM) gehört zweifelsohne zu den wichtigsten Geschäftsprozessen überhaupt. Zur Unterstützung entsprechender Aktivitäten und Strategien bietet der Markt zahlreiche CRM-Systeme mit unterschiedlichsten Funktionsumfängen.
Die Frage, die sich dabei womöglich auch dir stellt, lautet: Welches CRM passt am besten zu meinen Anforderungen? Das lässt sich an dieser Stelle natürlich nicht direkt beantworten. Stattdessen wollen wir dir jedoch eine gute Orientierung geben, indem wir mit HubSpot, Pipedrive und SugarCRM drei CRM-Softwares vergleichen, die viele Branchen und typische Anwendungsfälle abdecken.
Warum CRM-Tools nutzen? Die wichtigsten Vorteile
Hinsichtlich der Tatsache, dass mittlerweile in den meisten Branchen ein regelrechtes Überangebot herrscht und sich Interessierte somit schneller denn je bei der Konkurrenz bedienen können, entwickelt sich eine gute Kundenbeziehung immer mehr zum Schlüsselfaktor.
Accenture zeigte bereits 2018 in einer Studie auf, dass es satte 91 Prozent der Verbraucher vorziehen, bei Marken zu kaufen, die ihre Bedürfnisse durch relevante Angebote oder Empfehlungen erkennen und sich daran erinnern. Bis heute wurde diese Tendenz in zahlreichen Untersuchungen immer wieder bestätigt. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch ein schon etwas länger zurückliegender Artikel von Harvard Business Review, der mit Blick auf verschiedene Erhebungen darlegt, dass die Gewinnung neuer Kunden bis zu 25-mal teurer sein kann als die Bindung bestehender.
Verläuft das CRM erfolgreich, werden aus Neukunden Stammkunden und bleiben dies auch – und genau das trägt schließlich maßgeblich zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit bei.
Um die passenden Voraussetzungen zu schaffen, braucht es nicht nur eine gute Kundenbindungsstrategie, sondern auch eine optimale Organisation entsprechender Maßnahmen.
Genau hier kommt die CRM-Software von HubSpot, Pipedrive oder SugarCRM ins Spiel: Alle drei dieser Programme ermöglichen eine fundierte, personalisierte und umfassende Betreuung auf Basis von spezifischen Daten. Die zentrale Verwaltung von Kundeninformationen und Vertriebsaktivitäten innerhalb eines solchen Systems macht den Verkaufsprozess übersichtlicher und effizienter. Letztlich lässt sich somit viel Zeit und Geld sparen – und gleichzeitig maßgeblich zu einer perfekten Customer Experience mit hohen, wiederkehrenden Conversion-Chancen beitragen.
CRM-Systeme im Vergleich: HubSpot CRM, Pipedrive CRM oder SugarCRM?
Werfen wir jetzt einen genauen Blick auf drei der aktuell skalierbarsten, funktionsreichsten und letztlich besten CRM-Systeme am Markt.
HubSpot CRM – leistungsstark und modular
Die HubSpot-Plattform bietet eine der umfassendsten All-in-one-Lösungen auf dem Markt. Sie vereint Tools für Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Content-Management und KI-Automatisierung von Geschäftsprozessen in einem System. Im Vertrieb unterstützt HubSpot dich mit einem klar strukturierten Sales-Pipeline-Management, individuellen Bericht-Dashboards, Deal-Tracking und Kontaktmanagement. Hinzu kommen E-Mail-Vorlagen, Planungs-Tools, Optionen für die Anrufaufzeichnung und eine App für iOS und Android.
Marketingteams profitieren von integriertem E-Mail-Marketing, Landing-Page-Tools, der Möglichkeit einer Live-Chat-Anbindung und intelligenten Chatbots. Darüber hinaus gibt es Lead-Formulare sowie Analysefunktionen für die Kampagnenleistung und Website-Interaktionen. Für den Kundenservice stehen ein Ticket-System, Team-Mail-Postfächer und Berichte zu Reaktionszeiten bereit.
Kompatibilität / Datenaustausch
Dank der HubSpot-Datensynchronisierung kannst du Informationen einseitig oder beidseitig mit anderen Anwendungen austauschen. Über den HubSpot App Marketplace stehen aktuell mehr als 2.000 Integrationen zur Verfügung – von Gmail über Outlook bis zu Kommunikationsprogrammen wie Slack oder Zoom.
Serverstandort und Datenschutz
Die Infrastruktur von HubSpot basiert auf Amazon Web Services (AWS) und wird in Rechenzentren in Deutschland oder den USA betrieben. Seit 2021 existiert zusätzlich eine AWS-Umgebung in der EU, wodurch HubSpot regionale Daten-Hosting-Optionen anbietet. Kundeninformationen werden an dem jeweils gewählten Standort gespeichert und verarbeitet. Für Nutzer aus Deutschland stehen Server in Frankfurt am Main bereit, womit die DSGVO-Konformität gesichert ist.
Preise und Tarife
Das Kern-CRM von HubSpot kannst du tatsächlich dauerhaft kostenlos verwenden. Die Nutzerzahl ist dabei nicht begrenzt. Wenn du jedoch neben dem Kontaktmanagement, einer Vertriebspipeline, der Lead-Verwaltung und einigen anderen Standards erweiterte Funktionen benötigst, besteht die Möglichkeit, einzelne kostenpflichtige Hubs hinzuzubuchen – etwa den Sales Hub, den Marketing Hub oder den Service Hub.
Die Preise für die größeren CRM-Suiten variieren (natürlich) je nach Funktionsumfang und Nutzerzahl: Im Starter-Tarif für kleine Teams geht es mit rund 15 Euro los, beim Professional-Tarif sind es etwa 49 Euro, und Enterprise kostet 75 Euro. Hier gibt’s dann unter anderem eine Teams-Anbindung, benutzerdefinierte Berichterstattungen, eine Standard-CRM-Schnittstellenkonfiguration und die Verwaltung von Duplikaten on top.
Vor- und Nachteile von HubSpot CRM
Zu den größten Vorteilen dieser CRM-Software gehören ganz klar ihre hohe Benutzerfreundlichkeit, die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten und die nahtlose Integration von typischen Marketing-, Vertriebs- oder Serviceprozessen.
Auch die vielen kostenlosen Features – darunter das Smart CRM mit zentralem Kontaktmanagement – sind ein starkes Argument. Auf der anderen Seite ist die Plattform durch ihren wahrlich riesigen Funktionsumfang relativ komplex. Bei einer umfassenden Nutzung kann das Onboarding somit etwas länger dauern, insbesondere für Einsteiger ohne CRM-Erfahrung.
Pipedrive CRM – Fokus auf Vertrieb und eine einfache Bedienung
Pipedrive ist ein klar auf den Vertriebsprozess ausgerichtetes CRM-System. Es unterstützt Teams dabei, Leads effizient durch die Sales-Pipeline zu führen – vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss. Das Programm ist (wie HubSpot übrigens auch) cloudbasiert und wurde mit dem Ziel entwickelt, den Prozess des Kundenmanagements möglichst visuell und einfach zu gestalten.
Ein zentrales Merkmal von Pipedrive ist die Kanban-ähnliche Oberfläche, die alle laufenden Prozesse übersichtlich darstellt. So siehst du auf einen Blick, wo sich jeder Kunde auf seiner Journey befindet. Die Einrichtung geht schnell, und die Software ist intuitiv bedienbar.
Zu den wichtigsten Funktionen zählen die starke E-Mail-Segmentierung, Web-Tracking, ein umfangreiches Dokumentenmanagement, Chatbots und Automatisierungstools für Workflows. Zudem bietet Pipedrive mehr als 300 Integrationen, unterstützt mehrere Währungen und stellt wie HubSpot mobile Apps für iOS und Android bereit.
Kompatibilität & Datenaustausch
Die Plattform verfügt über eine API-Schnittstelle (JSON), sodass du Daten flexibel exportieren kannst. Alle Informationen werden online gespeichert, was einen einfachen Zugriff von jedem Standort ermöglicht.
Serverstandort und Datenschutz
Daten von europäischen Nutzern werden in Frankfurt am Main gehostet, was den Anforderungen der DSGVO entspricht.
Preise und Tarife
Pipedrive bietet dir vier Preisstufen, die sich klar nach Funktionsumfang unterscheiden. Der günstigste Lite-Tarif kostet rund 14 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Für eine monatliche Abrechnung werden etwa 24 Euro veranschlagt. Im sogenannten Growth-Plan liegen die Kosten bei rund 39 Euro jährlich oder 49 Euro monatlich, im Premium-Plan sind es 59 bzw. 79 Euro, und der Ultimate-Tarif beginnt bei 79 Euro jährlich oder 99 Euro monatlich pro Benutzer.
Die Unterschiede bestehen vor allem im Automatisierungsgrad, in den Analyse-Features und in den Sicherheitsfunktionen. Damit lässt sich Pipedrive an verschiedene Teamgröße und Budgets anpassen. Die Preisstrukturen sind vergleichsweise einfach, das gesamte System bietet dir aber weniger Flexibilität als HubSpot.
Vor- und Nachteile von Pipedrive
Das Pipedrive CRM ist schlanker als HubSpot und punktet mit einer leichten Bedienbarkeit und einer schnellen Implementierung. Auch hier gibt’s Automatisierungen. Dafür werden erweiterte Prozesse der Kundenbetreuung aber lange nicht so detailliert abgedeckt wie bei HubSpot. Das Tool spricht vor allem kleine und mittlere Unternehmen an, die eine klare, einfache und visuelle Lösung zur Unterstützung ihrer Kundenbeziehungen suchen. Etwas schade ist, dass es hier keine kostenlose Basisversion gibt.
SugarCRM – groß, flexibel und skalierbar
SugarCRM ist eine der etabliertesten CRM-Lösungen auf dem Markt. Die Plattform zählt laut eigenen Angaben mehr als 2 Millionen Nutzer weltweit. Sie richtet sich an Organisationen, die Wert auf Anpassbarkeit, Skalierbarkeit und eine tiefe Integration legen. Im Gegensatz zu eher schlanken Tools wie Pipedrive bietet SugarCRM einen sehr großen Funktionsumfang, der in einigen Bereichen an HubSpot heranreicht. Dafür ist das Programm aber auch entsprechend komplex.
Besonders interessant ist die Möglichkeit, das System stark zu individualisieren: Von eigenen Dashboards bis zu branchenspezifischen Anpassungen, etwa als CRM für Kanzleien, Versicherungen oder Finanzdienstleister, ist vieles möglich. Zu den Kernfunktionen gehören Vertriebsmanagement-Tools, Lead-Scoring, Marketing-Automatisierungsmöglichkeiten, (natürlich) Pipeline-Management, eine umfangreiche Dokumentenverwaltung und Anwendungen zur Berichterstellung. Zusätzlich bietet SugarCRM eine Mobile-App, Analyse- und Prognose-Features sowie eine enge Integration mit Google Docs, Webex Meeting oder Office-Plugins.
Kompatibilität / Datenaustausch
SugarCRM ist cloudbasiert und kann je nach Lizenzmodell auch on-premise betrieben werden. Dadurch behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten und können die Umgebung bei Bedarf selbst verwalten. Die Plattform unterstützt Oracle, MySQL und weitere Datenbanksysteme, was sie besonders vielseitig macht.
Serverstandort und Datenschutz
Cloud-Kunden können einen Serverstandort innerhalb der EU wählen, womit die DSGVO berücksichtigt wird. Wer die Software eigenständig hostet, bestimmt den Speicherort natürlich selbst.
Preise und Tarife
SugarCRM richtet seine Preisgestaltung ähnlich wie Pipedrive nach spezifischen Editionen und Einsatzarten aus. Die cloudbasierte Lösung Sugar Sell Standard startet bei rund 59 Euro pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung, mindestens 15 Lizenzen). Der Advanced-Tarif kostet etwa 85 Euro, und bei Sell Premier musst du 135 Euro kalkulieren. Hier gibt’s dann neben Pipeline-Management, Prognosen und Pipeline-Analysen unter anderem auch eine Mail- und Kalenderintegration, Ticket-Management, Fehleranalysen, Plus-Support, intelligente Lead-Priorisierung, Revenue-Intelligence, generative KI, Sentimentanalysen, Datenanreicherung, Geo-Mapping und mehr.
Unternehmen, die ihre Daten auf eigenen Servern hosten möchten, können Sell Enterprise (On-Premise) ab etwa 85 Euro pro User und Monat einsetzen. Eine kostenlose Testversion steht zur Verfügung, dauerhaft gratis ist SugarCRM aber nicht zu haben.
Vor- und Nachteile von SugarCRM
Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten gehören fraglos zu den größten Vorteilen dieser Lösung. Aber auch die Automatisierungsfunktionen sind stark. Zudem gibt es eine breite Sprachunterstützung (über 30 Sprachen). Die recht steile Lernkurve und die teilweise aufwendige Integration neuer Tools können allerdings herausfordernd sein. Zudem ist SugarCRM nicht die günstigste Option und richtet sich daher eher an größere Firmen mit klaren Prozessanforderungen.
Faktenvergleich: HubSpot, Pipedrive und SugarCRM auf einen Blick
Fazit
Jedes der drei Systeme hat seine Stärken – es liegt jetzt an dir, zu erkennen, was du wirklich brauchst. HubSpot CRM weiß insbesondere durch seine umfangreiche, modulare All-in-one-Struktur zu überzeugen, die Marketing, Vertrieb und Service in einem System vereint. Die flexiblen Automatisierungsfunktionen, die clevere KI-Integration und die Chance des kostenlosen Einstiegs machen es für wachsende Unternehmen sehr attraktiv.
Pipedrive ist die richtige Wahl, wenn du ein einfaches, visuell aufgebautes Tool für den Vertrieb suchst. Es ist schnell eingerichtet, intuitiv zu bedienen und ideal für kleinere Teams, die ihre Leads übersichtlich managen möchten. SugarCRM spielt seine Stärke in komplexen, großen Unternehmensstrukturen aus. Hier bekommst du maximale Flexibilität und Skalierbarkeit. Das System kann sowohl cloudbasiert als auch lokal betrieben werden.
FAQ
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System bündelt alle Kundendaten zentral. Es hilft dir, Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse zu strukturieren, Kontakte gezielt zu pflegen und Geschäftsbeziehungen zu stärken. Empfehlenswerte Programme sind HubSpot, Pipedrive und SugarCRM.
Warum sollte ich eine CRM-Software nutzen?
Ein CRM sorgt für mehr Effizienz im Kundenmanagement und ermöglicht letztlich eine stärkere Kundenbindung. Du siehst damit jederzeit, welche Interaktionen stattgefunden haben, kannst Workflows automatisieren und mithilfe zentral gespeicherter Kundendaten eine vollkommen personalisierte Kommunikation gestalten. Dadurch reduzierst du manuelle Arbeit, gewinnst Zeit für strategische Aufgaben und verbesserst die Customer Experience spürbar.
Welche Typen von CRM-Tools gibt es?
CRM-Systeme lassen sich grob in Desktop-, Server- und Cloud-Lösungen einteilen. Klassische Desktop-Varianten sind nur für Einzelanwender geeignet, wohingegen Server-Systeme eine zentrale Datenbank im Unternehmen haben und somit von Teams gemeinsam genutzt werden können. Der heutige Standard sind jedoch cloudbasierte CRMs wie HubSpot, die vollständig online laufen. Sie ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff, bieten automatische Updates und eine hohe Sicherheit – ohne eigenen Serverbetrieb oder komplexe Wartung.
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Geschrieben von:
Jens ist Mitgründer von bakedwith, einer Boutique-Beratung für smarte Automatisierung und KI. Er unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne dabei, Prozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und durch effiziente Workflows Wachstum zu erzielen. Zuvor war Jens Growth Lead bei OMR und begleitete als Freelancer zahlreiche Unternehmen bei der Optimierung ihrer CRM- und Automationssysteme. Seine Leidenschaft gilt der Verbindung von Wachstum und Effizienz – damit Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
